پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

مقاله: نقش مرکز دانش در مدیریت دانش




نقش مرکز دانش1  در مدیریت دانش



تهیه و تنظیم: ارژنگ یزدی
کارشناس مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده




مقدمه


بسیاری از شرکت‌ها با توجه به مناسب نبودن تأسیسات دانش غیر متمرکز2 ، تصمیم گرفته‌اند که رویکردی متفاوت را برگزینند، بدین معنی که مسئولیت احتیاجات دانشی را بر عهده کاربر نهایی قرار دهند (مدیریت دانش متمرکز3 ). در این مقاله ما به بررسی این دو رویکرد متضاد پرداخته و راه حل عملی به‌کارگیری آن در مدیریت دانش را ارائه می‌دهیم. هر دو روش دارای نقاط قوت و ضعف مختص به خود هستند، اما به نظر می‌رسد تا کنون کمتر به رویکرد متمرکز پرداخته شده است.




تأسیسات دانشی غیرمتمرکز

در سال‌های اخیر فروشندگان فناوری‌های اطلاعات، پایگاه‌های داده‌ی بسیار ساختارمند و آنلاین را به شرکت‌های خریدار پیشنهاد داده‌اند که افزون بر این به راحتی قابل جستجو نیز می‌باشند. این پایگاه‌های داده با دراختیار داشتن واسطه کاربری4  بسیار جذاب، به کاربران دانشی اجازه می‌دهد وارد محیط نرم‌افزار شده وحجم عظیمی از اطلاعات از منابع مختلف را مورد جستجو قرار دهند.
درسیستم دانشی غیر متمرکز (شکل 1) هر یک از دپارتمان‌ها با شایستگی‌های اساسی5  می‌توانند به طور مجزا به تعدادی از پایگاه‌های داده آنلاین دسترسی داشته باشند. قابلیت‌هایی نظیر جستجو بر اساس کلمات کلیدی و فیلترهای با منبع مستقل و جدا از هم باعث می‌شوند اطلاعات نهایی پالایش شده و حجم کوچکی از مطالب مرتبط با موضوع در اختیار کاربر دانشی قرار گیرد. افزون بر این اطلاعات جستجوهای موفق قابل ذخیره‌سازی بوده و می‌تواند به آسانی مورد استفاده مجدد قرار گیرد.



Untitled 11.png


سیستم دانشی غیرمتمرکز معایبی نیز دارد. اگر تأسیسات دانشی با تمرکز بر دانش شخصی بر اساس صلاحیت‌ها و شایستگی‌های اساسی سازمان طراحی شده باشد، ایجاد یک ساختار مدیریت دانش مبتنی بر فرهنگ به اشتراک‌گذاری فعال و منظم، بسیار دشوار خواهد بود. به علاوه بسیاری از کاربران که بر روی یک بازار مشترک کار می‌کنند، ممکن است درخواست‌های دانشی مشابهی داشته باشند که منجر به دوباره کاری می‌شود.




مرکز دانش

رویکرد جایگزین عبارت است از رویکردی که مدیریت دانش نقش محوری داشته و از یک نقطه مرکزی به نام مرکز دانش شروع به مدیریت سیستم می‌نماید. در این مدل دانش در مرکز دانش کشف، نقشه برداری و ارزیابی می‌گردد. مرکز دانش در پی پاسخ دادن به پرسش‌های زیر است:


• منابع دانشی سازمان چه هستند و در کجا قرار دارند؟
• چه کسی از آنها استفاده می‌کند و چه کسی آنها را تولید می‌نماید و چرا؟
• هزینه و نتایج انجام چنین فعالیتی چه خواهد بود؟


وظیفه رهبری مرکز دانش بر عهده مدیر ارشد دانشی6  (CKO) است. کارکنان مرکز دانش باید مجموعه‌ای از نقش‌ها و وظایف مختلف را ایفا نمایند: مدیر دانشی، کتابدار و مدیر پروژه. به علاوه با وارد شدن در جریان چرخه دانش، تمامی منابع دانشی باید به طور مناسبی نمایش داده شده و به یکدیگر متصل گردند.


در یک چرخه دانش ساده که در شکل 2 نشان داده شده است، مرکز دانش یک نقش مدیریتی را ایفا نموده و در عین حال به تعبیه و توزیع دانش پرداخته و با توجه به فرآیند خلق و استفاده (مجدد) از دانش به نمایش وضعیت موجود می‌پردازد.



Untitled 12.png




عملکرد مرکز دانش

اکنون به برخی جنبه‌هایی که مرکز دانش می‌تواند از طریق آنها فرآیندهای مدیریت دانش را تسهیل نماید توجه می‌کنیم. تمامی اشخاص در سازمان که دارای شایستگی‌های اساسی هستند (نظیر دپارتمان‌ها، دانشکاران، گروه‌های تخصصی و تیم‌های مجازی)، نیازهای دانشی آنها استخراج شده و بر روی نقشه دانش آورده می‌شود، و با توجه به پروفایل دانشی هریک، اطلاعات مورد نیاز آنها فیلتر می‌شود.



Untitled 13.png


مرکز دانش از پایگاه داده اطلاعاتی خارجی و منابع دانش داخلی تغذیه می‌شود. که به طور معمول در یک پایگاه دانشی ساختارمند متمرکز شده‌اند (شکل 3). هر یک از اشخاص به صورت منحصر به فرد و روز به روز، "دانش مطلوب7 " خود را متناسب با نیازهای شخصی وارد سیستم می‌کنند، در اوائل کار نیازهای دانشی به صورت جداگانه پاسخ داده می‌شوند، اما تمامی درخواست‌ها به منظور ایجاد نقشه دقیق "تجربه مطلوب8 " به دقت ثبت می‌گردد. بدین ترتیب اینکه "چه کسی چه چیزی می‌داند" کاملا برای سازمان روشن می‌گردد. 
با چنین رویکردی افرادی که به دنبال تجربه خاصی می‌گردند، نه تنها به منابع دانشی داخلی و خارجی مناسب متصل می‌گردند، بلکه به افراد متخصص در سازمان خود نیز متصل می‌شوند. روش اتصال افراد می‌تواند از طریق دنبال کردن لینک‌های اتصال خودکار در گروه‌های بحث و گفتگو روی اینترانت باشد.


یکی دیگر از جنبه‌های کاری مرکز دانش اجرای ممیزی دانش است. تعداد کمی از شرکت‌ها اقدام به انجام منظم ممیزی اطلاعات می‌کنند که معمولا هم توسط واحد تحقیقات و اطلاعات (R&I) یا مرکز اسناد یا کتابخانه شرکت انجام می‌شود. ممیزی دانش نیز به روال‌ها و ابزار مشابه احتیاج دارد. سازمان‌هایی که می‌خواهند ممیزی دانش را آغاز کنند، معمولا بیهوده به دنبال کتابچه‌های راهنما در این خصوص می‌گردند.


برخی از اندازه‌گیری‌هایی که به عنوان خروجی یک ممیزی دانش معمول انجام می‌شود، می‌تواند به عنوان شاخص عملکرد دانشی یا داده‌های ورودی سیستم‌های کنترل کیفیت مورد استفاده قرار بگیرد. مسئله‌ای که اغلب به وسیله ممیزی برجسته می‌شود، این است که واحد (R&I)، مرکز اسناد یا کتابخانه شرکت برخی اسناد "خاکستری9 " مانند گزارشات، پایان نامه‌ها و لیست مباحثات الکترونیکی و سایر منابع کمتر افشا شده و محرمانه را ذخیره می‌کنند. چنین منابعی که به شکل مرتبی ذخیره شده و ایندکس گردیده، می‌تواند ارزش قابل توجهی برای مرکز دانش داشته باشد. باید توجه داشت هنگامیکه عملیات تبدیل سرویس‌های اطلاعاتی به مرکز دانش در حال انجام است، این دسته از اطلاعات غیر قابل دسترس نشود. برخی شرکت‌های بزرگ دارای چنان طیف وسیعی از فعالیت‌ها می‌باشند که ایجاد یک کتابخانه کامل به گونه‌ای که بازتاب کامل طیف فعالیت‌های شرکت باشد، اغلب باعث مقرون به صرفه نبودن کل فرآیند می‌گردد. بنابراین بسیاری از سازمان‌ها تصمیم گرفته‌اند که مجموعه خود را بهینه کرده به گونه‌ای که فقط منعکس کننده نیازهای دانشی منحصربه فرد آن سازمان باشد.




سطوح خدمات دانشی10
 
همزمان با آغاز فرآیندهای مرکز دانش یک سری فرآیندهای پیچیده‌تر پرسش و پاسخ باید در نظر گرفته شود تا تعیین کند توافق‌نامه‌های سطوح خدمات11 (SLA)چگونه ترسیم شوند تا خدمات دانشی را توصیف کنند و چه شرایط و ضوابطی بر آنها حاکم است. این امر نه تنها به تنظیم درست انتظارات کمک می‌کند بلکه موجب رشد ثابت پروفایل دانشی کاربر و واحدها می‌شود.



Untitled 14.png




شکل 4 یک نمودار اولیه از جریان منطقی توافق نامه سطح خدمات (SLA) را نشان می‌دهد. به طور معمول SLA ممکن است شامل الزامات زیر باشد:
• الزام کاربران به ارائه سند پرسش به طور کامل
• تعهد مرکز دانش برای پاسخ‌گویی در عرض 8 ساعت
• تعهد مرکز دانش به پیگیری سند پرسش تا دو روز بعد و ارائه پشتیبانی های اضافی در صورت لزوم


 




1  Knowledge Center
2  Decentralized Knowledge Facilitation
3  Centralized Knowledge Management
4  Interfaces
5  Core Competences
6  Chief Knowledge Officer
7  Near Knowledge
8  Near experience
9  Grey Literature
10 Knowledge service Levels
11 Service Level Agreement


 


مأخذ: http://www.managementsite.com/138/The-Role-of-the-Knowledge-Centre-in-Knowledge-Management.aspx


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت