پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

استفاده از نقشه دانش در طراحی مجدد فرآیندهای کاری




استفاده از نقشه دانش1 در طراحی مجدد فرآیندهای کاری2



مأخذ: JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT, VOL. 11 NO. 3   2007, pp. 104-125, Emerald Group
مؤلف: Keedong Yoo /  Dankook University, Seoul, South Korea
تهیه و تنظیم: امیر خسروانی / کارشناس ارشد مدیریت دانش / مشاوران توسعه آینده






مقدمه:

بر اساس مفهوم مدیریت دانش، نتیجه اصلی مدیریت دانش سازمانی برای سازمان، ایجاد سازمانی دانش-بنیان است که به همه کارمندان (از جمله دانشکاران) امکان می‌دهد به شیوه‌ای مستقل3  و مستمر4  به خلق دانش و اشتراک آن بپردازند. بنابراین فعالیت‌های دانشی سازمان، پس از تقویت ساختارها توسط فرآیندهای کاری دانش‌بر، به شدت تسهیل می‌گردد. "فرآیندهای کاری دانش‌بر5 " رابطه نزدیکی با جریان‌های دانشی6  دارند. شناسایی و بهینه‌سازی7  دقیق جریان‌های دانشی می‌تواند استفاده مؤثر از دانش درون-سازمانی را تضمین نموده و از این رو باعث تقویت پویایی دانش8  در میان فرآیندهای کاری می‌گردد. به منظور مدیریت فرآیندهای کاری دانش‌بر، جریان‌های کاری پیش از آن‌که به عنوان جریان‌های بهینه‌شده و مطلوب مورد ارزیابی قرار گیرند، باید به خوبی حفظ، نگه‌داری و تقویت شوند. جریان‌های دانشی به آسانی با استفاده از نقشه دانش شناسایی می‌شوند. نقشه دانش به عنوان نموداری تعریف می‌شود که نشان می‌دهد چه دانشی، در چه زمانی و چگونه توسط شبکه ارتباطاتی9  علت و معلول10  مورد استفاده قرار می‌گیرد. شبکه دانشی که در تعریف نقشه دانش مطرح است، مرکب از دانش‌های موفق11  به عنوان علت و تحریک و فعال‌سازی دانش‌های وابسته12 به عنوان معلول است. از آن‌جا که نقشه دانش معمولاً بر اساس فرآیندهای کاری که هر یک از اجزای دانش را در اختیار دارند، طراحی می‌شود، خصوصیات همان فرآیندهای کاری را آشکار می‌سازد. بنابراین اگر چنانچه ترکیب فرآیندهای کاری به صورت بهینه شناخته شده باشد، ترتیب و توالی جریان‌های دانشی نیز به طور بهینه مشخص خواهد شد. مناسب‌ترین روش برای بهبود فرآیندهای کاری موجود، طراحی مجدد جریان‌های دانش جای‌گرفته درون نقشه دانش است. هدف این مقاله، پیشنهاد روشی برای طراحی مجدد فرآیندهای کاری از دیدگاه جریان‌های دانشی و با استفاده از نقشه دانش است. بدین منظور متدولوژی ارائه می‌شود که از مفهوم نقشه دانش در "مهندسی مجدد فرآیندهای کاری13 " استفاده می‌کند. در ادامه به چند دستورالعمل برای بهینه‌سازی طراحی مجدد فرآیندهای کاری و جریان‌های دانشی اشاره می‌شود. در پایان به منظور تأیید اعتبار ایده‌های ارائه شده یک مطالعه موردی از یک شرکت خدماتی نیز آورده شده است.





جریان‌های دانشی



بر اساس دیدگاه سنتی مدیریت دانش، استراتژی‌های مدیریت دانش به دو صورت می‌تواند طراحی گردد: 1) کنترل جریان‌های دانشی (راهبرد کنترل)، 2) هماهنگ‌سازی جریان‌های دانشی. جریان‌های دانشی به چند دلیل به صورت راهبردی برای سازمان اهمیت دارند. اول، اینکه جریان‌های دانشی انواع دانش‌های چگونگی14  موضعی تولید شده در هر زیر واحد سازمانی را به نقاط دیگر سازمان انتقال می‌دهد. دوم، جریان‌های کاری باعث تسهیل در هماهنگی گردش کار زیر واحدهای مختلف می‌شود که ممکن است از لحاظ جغرافیایی پراکنده باشد؛ و سوم، جریان‌های دانشی سازمان را در سرمایه‌گذاری روی فرصت‌های کاری که به همکاری چندین زیر-واحد نیاز دارد، توانمند می‌سازد. جریان‌های دانشی همچنین به منظور اجرای هماهنگ فرآیند پاسخ‌دهی استراتژیک و یکپارچه به حرکت‌های رقبا، مشتریان و تأمین کنندگان نیز ضروری به نظر می‌رسد. و دست آخر جریان‌های دانش سازمان را در به رسمیت شناختن و بهره‌برداری صحیح از اقتصاد در بعد مقیاس و دامنه توانمند می‌سازد.




نقشه دانش

نقشه دانش نوعی نمودار با تأثیرگذاری سازمانی بالا است که نشان می‌دهد یک فرد چه اقداماتی را ممکن است انجام دهد و چه نوع دانش یا اطلاعاتی را هنگام انجام این اقدامات به دست می‌آورد. بنابراین دانش در نقشه دانش توسط ارتباطات علت و معلول بیان می‌شود که فرآیندهای کاری مربوطه را به ترتیبی منطقی به منظور حل مسئله به کار می‌برند. این وابستگی منطقی علت و معلول، گاهی اوقات "وابستگی یادگیری" نامیده می‌شود. ارتباط میان دانش‌ها با توجه به نظام فرآیندهای کاری نشان دهنده ترتیب و توالی حل مسئله است. بنابراین به منظور ساخت یک نقشه دانش ابتدا باید به شناسایی و تحلیل فرآیندهای کاری پرداخت.





دستورالعمل طراحی مجدد فرآیندهای کاری



فعالان حوزه طراحی مجدد فرآیندهای کاری، از زمان مایکل هامر (1990) تا کنون، انواع مختلفی از بهترین تجربیات  را به منظور تحلیل و اصلاح فرآیندهای کاری ارائه کرده‌اند. با این حال، دستورالعمل‌های طراحی مجدد15 (یا بهترین عملکرد، مدل‌های فرآیندی و وجوه مشترک آن‌ها) به دلیل ارزش استراتژیک، به ندرت به صورت علنی منتشر شده‌اند. با توجه به ماهیت اکتشافی کارهای طراحی مجدد، دستورالعمل‌های آن تنها از طریق انجام آزمایشات بسیار و سعی و خطا و صرف زمان طولانی قابل دست‌یابی است. در نتیجه بسیاری از طراحان نتایج کار خود را از دسترس رقبا محفوظ نگه می‌دارند. به همین دلیل، دستورالعمل‌های منتشر شده برای عموم، بسیار ابتدایی و ساده بوده و موارد استفاده آن‌ها در عمل مشاهده نمی‌شود. آگاهی از موارد استفاده16  هر دستورالعمل که زمینه‌ساز تعیین معیارهای طراحی مجدد است، در فرآیند طراحی اهمیت بسیار دارد. همچنین کاربرد همزمان بهترین تجربیات17  ممکن است به خنثی‌سازی نسبی اثرات مورد انتظار هر یک از معیارها منجر شود. بر این اساس دستورالعمل‌های اساسی که تا کنون طرح گردیده‌اند در جدول 1 به اختصار آورده شده است:



Table 1 Business process redesign guidelines 1.png



Table 1 Business process redesign guidelines 2.png




متدولوژی

جریان‌های دانش و فرآیندهای کاری از یکدیگر قابل تفکیک نیستند، زیرا دانش از طریق فرآیندهای کاری وارد و خارج می‌شود. جریان‌های دانشی ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و ظاهر فرآیندهای کاری مربوطه را به ارث می‌برند. بنابراین می‌توان از طریق تحلیل جریان‌های دانشی، مشکلات و نقایص فرآیندهای کاری را شناسایی کرد. به‌طور سنتی دانش به عنوان ورودی و خروجی فرآیندهای کاری تلقی می‌شود. در حال حاضر، این دیدگاه نیاز به تغییر دارد؛ بدین صورت که فرآیندهای کاری ورودی و خروجی جریان‌های دانشی را تشکیل می‌دهند. جریان‌های دانشی برای اولین بار توسط نقشه‌های دانش شناخته شدند. جریان‌های دانش پس از شناسایی نیاز به تحلیل و بهینه‌سازی دارند. رویه کلی برای انجام این کار در شکل 1 نشان داده شده است. در ادامه توضیحات مختصری درباره هر فاز ارائه می‌دهیم.



Procedure of knowledge flow-based process redesign.png

شکل 1: رویه طراحی مجدد فرآیندهای کاری بر اساس جریان دانش




ترسیم نقشه دانش

در این فاز بر اساس فرآیندهای کاری موجود (as-is) که باید دوباره طراحی شوند، و از طریق تصویرسازی دانش فرآیندهای کاری مربوطه، یک نقشه دانش ابتدایی تهیه می‌شود. نقشه دانش خروجی از این مرحله، نشان‌دهنده روابط علت و معلولی میان دانش‌هاست. به عبارت دیگر، هر گره در این نقشه دانش نشان‌دهنده یک قطعه دانش (Ki) است در حالی‌که هر فلش (rij) نشان‌دهنده ارتباط میان گره‌هاست که به نوعی شبکه‌های معنایی را توضیح می‌دهد. شکل 2 یک نمونه از نقشه دانش است.



Example of knowledge mapping.png

شکل 2: مثالی از ترسیم یک نقشه دانش




ایجاد پرونده برای هر دانش


دانش در فرآیندهای کاری جاسازی شده و از آن‌ها سرچشمه می‌گیرد. بنابراین جریان‌های دانش خصوصیات فرآیندهای کاری را در خود جای می‌دهد و متضمن حفظ هدف اصلی فرآیند است. در این مرحله، پرونده یا نمایه‌ای با استفاده از شرح فرآیند کاری برای دانش تشکیل می‌شود که این توصیف فرآیندی می‌تواند با استفاده از دانش مربوطه فعال شود. بدین ترتیب جریان دانش می‌تواند منظور و هدف اصلی از فرآیند را حفظ نماید. مشخصات پرونده یا برچسبی که برای توصیف محتویات دانش مورد استفاده قرار می‌گیرد، در سیستم‌های مبتنی بر دانش به منظور توصیف اطلاعات و دانش به چشم می‌خورد. جدول 2 یک نمونه از پرونده (پروفایل) دانش است که محتویات کلی دانش را توصیف می‌کند. پرونده دانش که در این مقاله مورد استفاده قرار می‌گیرد، با جدول 2 متفاوت است و تنها نام فرآیند کاری مربوطه را شامل می‌شود.



Table 2 Example of knowledge profiling.png


 شناسایی جریان دانش
دانشی که در مرحله قبل نمایه‌سازی شد، به ترتیبی که مناسب برای تحقق اهداف فرآیندهای کاری است طبقه‌بندی و منظم می‌شود. در هنگام نظم‌دهی به جریان‌های دانشی، نیاز است تا دانش‌ها از طریق مصاحبه با خبرگان فرآیند، اصلاح شده و تغییرات لازم بر آن‌ها اعمال شود تا جریان‌های اصلی و منطق پردازش کار حفظ شود. به منظور کاهش پیچیدگی در تنظیم جریان‌های دانشی لازم است اهداف فرآیندی به دقت رصد شود. از آنجا که تعداد زیادی از قطعات دانشی و جریان‌های رابط آن‌ها باید در یک صفحه کاغذ به تصویر کشیده شوند، توصیه می‌شود دانش‌ها بر اساس اهداف از یکدیگر تفکیک شوند. این روند از طریق تحلیل نقشه دانش به دست آمده در مرحله قبل انجام می‌شود (شکل 3).



Goal-specific knowledge flows.png


شکل 3: جریان دانش بر اساس اهداف خاص






بهینه‌سازی جریان دانش

به منظور بهینه‌سازی جریان‌های دانشی، بسیاری از دستورالعمل‌های کاربردی و بهترین تجربیات که برای سازمان‌دهی مجدد جریان‌ها به کار می‌روند، غیر قابل اجتناب می‌باشند؛ چرا که بسیاری از الگوهای جریانی دانش، بسته به شرایط بسیار متنوع است. با این حال، تا کنون تنها تعداد کمی از دستورالعمل‌های طراحی مجدد فرآیندهای کاری به گونه‌ای که به طور کلی قابل اجرا باشد، تأیید شده است. متأسفانه هیچ رهنمود مؤثری برای طراحی مجدد جریان‌های دانشی وجود ندارد. بنابراین دستورالعمل‌های مربوط به فرآیندهای کاری باید به گونه‌ای اصلاح شوند تا با خصوصیات جریان‌های دانش متناسب گردند. سرفصل دستورالعمل‌های بهینه‌سازی جریان‌های دانشی در ادامه آورده شده است:


1. جریان‌های دانشی نباید با جریان‌های اصلی فرآیندهای کاری متناقض باشند.
2. جریان دانش نباید اهداف اصلی فرآیندهای کسب و کار را نادیده بگیرند.
3. جریان‌های دانش نباید پست‌های بازرسی غیر ضروری را شامل شود.
4. جریان‌های دانش باید تا آنجا که ممکن است از اجرای مشروط و یا چند بخشی خودداری نماید.
5. جریان‌های دانش باید شامل نقاط حائل باشند.
6. جریان‌های دانش باید تا آنجا که ممکن است توالی خطی داشته باشد.
7. جریان‌های دانش باید در اطراف دانش‌های اصلی سازمان‌دهی مجدد شوند.
8. جریان‌ها دانشی باید با از بین بردن جریان‌های موازی ساده سازی شوند.
9. جریان‌های دانشی باید با استفاده از اهداف فرعی یا زیر-فرآیندها و وظایف جنبی دسته‌بندی شوند.
10. جریان‌های دانشی باید قبل از اینکه بین مشتریان توزیع شوند، یکپارچه سازی گردند.




تصویرسازی فرآیند به گونه‌ای که باید باشد (TO-BE)

در این مرحله، فرآیندهای کاری با توجه به جریان‌های دانش بهینه‌سازی شده و پروفایل دانش، دوباره منظم شده و این درحالی است که در مرحله ترسیم نقشه دانش جریان‌های دانش با توجه به فرآیندهای کاری مرتب می‌شوند. جریان بهینه دانش می‌تواند راهنمایی باشد تا فرآیندهای کاری مربوطه به صورت بهینه قابل سازمان‌دهی مجدد باشد. در نهایت فرآیندهای کاری بهینه استخراج می‌گردد. با این حال باید در ذهن داشت که فرآیندهای کاری استخراج شده باید اهداف اصلی و همچنین واقعیت کل فرآیند را در نظر داشته باشد. پس از آن‌که فرآیندهای کاری در قالب جریان‌های دانشی بهینه‌سازی شدند، اعتبار آن‌ها به این بستگی دارد که کل روال‌های کاری، حوزه عقلانیت محدود را رعایت نمایند.




مطالعه موردی


برای نشان دادن اعتبار مفهوم پیشنهادی، روش ارائه شده و دستورالعمل‌ها را به صورت واقعی در یک مطالعه موردی به‌کار می‌بریم که ویژگی‌های منحصر به فردی از فرآیندهای کاری سنتی را دارا می‌باشد. فرآیند کاری انتخابی مربوط به شرکت برنامه‌ریزی مراسم عروسی B می‌باشد که در سئول، کره جنوبی واقع است. مشهود است که بسیاری از شرکت‌های خدماتی به ندرت فرآیندهای کاری خود را بهینه نگه می‌دارند، زیرا امروزه فرآیندهای کاری، به دلیل علاقه شدید صاحبان مشاغل به ایجاد مدل‌های کاری جدید، هیچ گاه تعریف دقیقی ندارند. از میان فرآیندهای کاری مختلف شرکت B، فرآیند "مزایده معکوس18 " به منظور طراحی مجدد انتخاب گردید. فرآیند مزایده معکوس نسخه دیگر فرآیند مزایده سنتی است که در آن یک مشتری و چندین تأمین‌کننده مختلف حضور دارند. بر عکس مزایده‌های سنتی با حضور چند مشتری مختلف و تنها یک تأمین‌کننده (فروشنده) برگزار می‌شود. بنابراین در مزایده سنتی تنوع سفارشات دریافتی توسط عرضه‌کننده کالا یا خدمات بالا می‌رود، چرا که تعداد مشتریانی که خواهان سفارشات ویژه و خاص هستند افزایش می‌یابد. مزایده معکوس را می‌توان مزایده اصلاح‌شده‌ای درنظر گرفت که با ظهور فناوری فروش اینترنتی و تغییر نقش خریدار و مالک، مجدداً طراحی می‌شود. در مزایده معکوس، مشتریان که خود صاحب اقلام سفارش هستند، می‌توانند محصول مورد نظر را با کمترین قیمتی که درخواست شده، خریداری نمایند. تأمین‌کنندگان (فروشندگان) در یک مناقصه درصورتی موفق خواهند بود که بتوانند درخواست مشتری را برآورده نموده و پول بیشتری به دست آورند. فرآیند مزایده معکوس شرکت B در شکل 4 نشان داده شده است.



Reverse auction process of B company (AS-IS).png


شکل 4: فرآیند فعلی مزایده معکوس شرکت B (AS-IS)




ایجاد پرونده به منظور استخراج جریان های دانش

بر اساس فرآیندهای کاری مرتبط که دانش خاصی را به عنوان ورودی و خروجی مورد استفاده قرار می‌دهند، یک پرونده یا سند شناخت جریان‌های دانشی برای فرآیند ایجاد می‌گردد. جدول 3 نمونه‌ای از پروفایل دانش مرتبط با فرآیندهای کاری شرکت B را نشان می‌دهد.


جدول 3: پرونده دانش برای فرآیند مزایده معکوس شرکت B
Knowledge profiling.png






ترسیم نقشه دانش


به گفته مدیران شرکت، عملاً سود چندانی از سرویس مزایده معکوس به دست نمی‌آید؛ زیرا با توجه به فرآیند فعلی تعداد کمی از سفارشات را می‌توان با حفظ تعادل میان سود فروشنده و نیاز مشتری برآورده کرد. اکثر مشتریان خواهان خرید بهترین محصولات با پایین‌ترین قیمت هستند، در حالی‌که تنها تعداد کمی از فروشندگان حاضر به فروش کالای خواسته شده با چنین قیمتی می‌باشند. بدین ترتیب معامله بین عرضه‌کننده و مشتری امکان شکل‌گیری نداشته و قابل مذاکره نیست. نتیجه این‌که بسیاری از تقاضاهای مشتریان برآورده نشده و سرویس مزایده معکوس سودی عاید خریدار و فروشنده نمی‌کند. بر اساس نمودار فرآیند فعلی (شکل 4) و همچنین پرونده دانش (جدول 3)، جریان‌های دانشی و نقشه دانش مطابق شکل 5 قابل استخراج است:



Overall knowledge flows (AS-IS).png




شکل 5: جریان دانش کلی در فرآیند مزایده معکوس بر اساس فرآیند فعلی (AS-IS)






شناسایی جریان‌های دانش


جریان‌های دانش به منظور توصیف دانش ورودی و خروجی هر زیر-فرآیند به کار می‌روند و پروفایل دانش را شکل می‌دهند. سپس این پروفایل دانش از دیدگاه اهداف فرعی فرآیند، دسته‌بندی و مرتب می‌شود. همان‌طور که در شکل 5 مشخص است، سه هدف فرعی در فرآیند کلی مشخص است: قیمت محصول19  (PP)، مشخصات محصول20  (PS)، و بازه زمانی تحقق سفارش 21 (OFD). با تفکیک جداگانه جریان دانش کل و تبدیل آن به زیر-جریان، جریان دانش را می‌توان با وضوح بیشتری به نمایش گذاشت. (شکل 6)



Identified knowledge flows.png


شکل 6: شناسایی جریان دانش






بهینه سازی جریان دانش


پس از آن‌که جریان‌های دانشی بر اساس هر هدف فرعی دسته‌بندی شدند، (دستورالعمل 9) هر زیر جریان با استفاده از دستورالعمل‌های بهینه سازی جریان دانش، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی می‌گردد. به منظور آغاز بهینه‌سازی جریان، ابتدا باید دانش اصلی شناسایی شود (دستورالعمل 7). از لحاظ کلی دانشی که بیشترین تعداد به‌کارگیری صعودی یا نزولی با توجه به فرآیندهای کاری را داشته باشد، می‌تواند به عنوان دانش اصلی (مرکزی) تلقی شود. به عنوان مثال، در این مورد، دانش PP (Re-proposed)، یعنی قیمت محصولی که توسط تأمین‌کننده و با درنظر گرفتن قیمت درخواست‌شده از سوی مشتری و ارزش‌های کاری نظیر نرخ سود، قیمت بازار و نرخ حاشیه، پیشنهاد می‌شود، دانش اصلی است. سپس تحلیل جریان‌های خاص بر اساس دانش اصلی و مطابق روش ذیل انجام می‌شود.




تحلیل جریان دانش بر اساس قیمت محصول


دانش اصلی PP(Re-Proposed) از سوی تأمین‌کننده محصول نقش کلیدی در فعال‌سازی جریان‌های کلی ایفا می‌کند. در فرآیند مزایده معکوس، قیمت محصول درخواستی توسط مشتری، PP(Requested)، معمولاً تنها شرایط مورد علاقه مشتری را در نظر می‌گیرد و چنین قیمتی، بدون یکپارچه سازی با شرایط تولیدکننده محصول، هرگز نمی‌تواند مراتب رضایت تولیدکننده را جلب نماید. بنابراین پیش از آنکه قیمت محصول از سوی مصرف‌کننده به تأمین‌کننده اعلام شود، ابتدا باید با شرایط و نیازمندی‌های تأمین‌کننده تطابق یابد. به عبارت دیگر دانش درباره قیمت محصول، پیش از انتشار، باید از طریق یک واسطه22  بین مصرف‌کننده و تولیدکننده یکپارچه‌سازی شود (دستورالعمل 10). قیمت باواسطه محصول می‌تواند از طریق به اشتراک‌گذاری دانش بین طرفین تعیین شود و از این رو می‌تواند جایگزین دانش مشکل‌زایی شود که ممکن است در اثر سوءتفاهم بین ذی‌نفعان حاصل شود. همان‌طور که شکل 7 نشان می‌دهد، با جایگزینی PP(Re-Proposed) و PP(Re-Request) با PP(Mediated) مشکل حل شده و جریان کلی نیز ساده‌تر می‌شود. به علاوه همان‌طور که دستورالعمل 5 بیان می‌کند، قیمت باواسطه محصول می‌تواند در زمان مناسب و از طریق فیلترکردن دوره‌ای دانش درباره قیمت محصول تأمین‌کننده و با استفاده از سیستم‌های لحظه‌ای (آنی) اینترنتی، در دسترس عموم قرار گیرد. به عبارت دیگر، PP(Mediated) می‌تواند به طور مناسب و دقیق از طریق مقایسه PP(Request) و PP(Proposed) و فیلتر کردن دوره‌ای آن‌ها حاصل شود.



Optimized knowledge flow of product price.png


شکل 7: بهینه سازی جریان دانش بخش قیمت محصول




تحلیل جریان دانش بر اساس مشخصات محصول

مشخصات محصول وابستگی زیادی با قیمت محصول دارد، چراکه تغییرات در سطح قیمت محصول منجر به تغییرات قابل ملاحظه‌ای در کیفیت محصول می‌شود. جریان دانش مشخصات محصول شباهت بسیاری با جریان قیمت محصول دارد، و بنابراین از طریق مشابه می‌توان آن را بهینه کرد. از این رو مشخصات باواسطه محصول، PS(Mediated)، نیز توسط همان واسطه‌ای تعیین می‌شود که قیمت باواسطه محصول PP(Mediated) را تعیین کرد و بنابراین دیگر لازم نیست دانش قیمت باواسطه محصول از بخش قیمت محصول به مشخصات محصول ارجاع شود. (شکل 8)



Optimized knowledge flow of product specification.png


شکل 8: بهینه‌سازی جریان دانش بخش مشخصات محصول






تحلیل جریان بر اساس بازه زمانی تحقق سفارش

در این قسمت، دانش محتویات خود را تغییر می‌دهد در حالی‌که اصلاً نیازی به این کار نیست. به عبارتی جریان دانش، پست‌های بازرسی غیر ضروری تشکیل داده است (دستورالعمل 3). بر اساس آداب و رسوم تجارت روزانه، تأمین‌کنندگان همواره تلاش می‌کنند سفارش درخواستی توسط مشتریان را به گونه‌ای به دست مشتری برسانند که مشتری از کالا یا خدمات دریافت شده نهایت رضایت را داشته باشد. بنابراین در جریان دانش نمایش داده شده در شکل 9، می‌توان پست‌های بازرسی غیر ضروری را حذف کرد؛ توأم با اینکه توالی خطی جریان با پی‌گیری OFD(Final) پس از OFD(Requested) نیز حفظ شود. به علاوه دانش درباره مشخصات محصول، نیازی به لحاظ شدن در جریان دانش در این قسمت ندارد، زیرا OFD(Final) درحال حاضر بدون درنظر گرفتن مشخصات محصول تعیین می‌شود؛ بنابراین جریان‌های موازی غیر ضروری می‌بایست حذف شود (دستورالعمل 8).



Optimization knowledge flow of order fulfillment duration.png


شکل 9: بهینه‌سازی جریان دانش در قسمت بازه تحقق سفارش (OFD)




جریان کلی دانش پس از بهینه‌سازی

جریان کلی دانش به سادگی با به هم پیوند دادن جریان‌های مجزای دانش مطابق شکل 10، قابل ترسیم است. به طوری‌که در شکل مشخص است، جریان کلی تا حد زیادی ساده‌تر شده و در یک نگاه قابل تشخیص است. هنگامی‌که جریان دانش کلی استخراج گردید، باید از این لحاظ که آیا اهداف اصلی کسب‌وکار را پوشش می‌دهد یا خیر، مورد بررسی قرار گیرد (دستورالعمل 2). همان‌طور که شکل 10 نشان می‌دهد، جریان‌های پایانی (خروجی)، همان‌هایی هستند که در جریان دانش پیش از بهینه‌سازی به چشم می‌خورند (OFD[Final]، PS[Final]، و PP[Final]).



Optimized overall knowledge flows (TO-BE).png


شکل 10: جریان کلی دانش بهینه شده (TO-BE)







تصویرسازی نمودار فرآیند بهینه شده (TO-BE)



بر اساس جدول 3 که نشان می‌دهد هر دانش توسط کدام فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد، نقشه دانش خروجی از مرحله بهینه‌سازی، می‌تواند به نمودار فرآیند بهینه‌شده ترجمه و تبدیل گردد. بدین منظور یک فرآیند کاری جدید با عنوان "بررسی سفارش" باید به فرآیندهای پیشین افزوده گردد که وظیفه آن میانجی‌گری بین مصرف‌کننده و تولیدکننده است. فرآیند کاری که بر اساس نقشه دانش بهینه‌شده مجدداً طراحی شده است، در شکل 11 نشان داده شده است. تغییرات در فرآیند بهینه‌شده در مقایسه با فرآیند اصلی بدین قرار است:


1. تعداد گام‌های کلی فرآیند از 6 به 5 کاهش یافته است. با ادغام فرآیندهای "سفارش مجدد" و "اصلاح سفارش" و ایجاد فرآیند جدید "بررسی سفارش"، فرآیند کلی ساده‌تر خواهد شد.
2. فرآیندی که باعث ایجاد عدم قطعیت در معامله می‌شود، حذف شده است. عدم قطعیت در فرآیند زمانی به وجود می‌آید که دانش به صورت مشروط به اجرا گذاشته شود. با حذف فرآیند "سفارش مجدد" مواردی که باعث به‌کارگیری مشروط دانش می‌شود به حداقل می‌رسد.
3. جریان‌های دانشی یکپارچه شده‌اند به گونه‌ای که فرآیندهای کاری زائد که پست بازرسی غیرضروری ایجاد می‌کنند به حداقل می‌رسد. با چشم‌پوشی از فرآیند "سفارش مجدد"، چندین دانش غیرضروری در یک فرآیند واسط یا رابط خلاصه‌سازی می‌شود.


قیمت و مشخصات با واسطه محصول مناقشه بین تولیدکننده و مصرف‌کننده را حل و فصل می‌نماید، چرا که این موارد از طریق مشاوره دوره‌ای با نیازمندی‌های تأمین کننده ارائه می‌شود و در هر زمان که مصرف‌کننده سفارش خود را اعلام می‌دارد در دسترس خواهد بود. 



Optimized reverse auction process (TO-BE).png


شکل 11: فرآیند بهینه شده مزایده معکوس (TO BE)




در نهایت لازم به توضیح است که فرآیند حاصل جریان‌های کاری اصلی را نقض نمی‌کند، زیرا قرار داد بسته شده بین طرفین بر اساس نیاز مشتری و منطبق بر پرپوزال تولید کننده خواهد بود (دستورالعمل 1).


 


 


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت