پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

ویژگی‌های ساختار سازمانی حمایت‌کننده از فرایندهای مدیریت دانش




ویژگی‌های ساختار سازمانی حمایت‌کننده از فرایندهای مدیریت دانش



VOL. 11 NO. 4 2007, pp. 45-57, Q Emerald Group Publishing Limited, JOURNAL OF KNOWLEDGE MANAGEMENT
Enrique Claver-Corte´ s
تهیه و تنظیم: فرید مظفری
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده






نقش ساختار سازمانی در مدیریت دانش


 طراحی سازمانی یکی از عناصر تأثیرگذار در موفقیت مدیریت دانش در یک سازمان می‌باشد. مدیریت دانش و مشخص‌نمودن این موضوع که چه دانشی و به چه میزانی درون سازمان، و بین سازمان با محیط کسب‌وکار جریان داشته باشد،  برای تمامی سازمان‌ها، ضروری می‌باشد. شرکت‌ها بایستی ساختار سازمانی را برای خود اتخاذ نمایند که امکان ایجاد و انتقال دانش تا جایی که ممکن است را فراهم سازد. دانش مانند سرمایه و کار، گاهی مورد سوء استفاده قرار گرفته و از پتانسل آن به طور کامل استفاده نمی‌شود. در این موارد، توصیه می‌شود که ساختار سازمانی به گونه‌ای نباشد که باعث خفگی سازمان شود، یعنی اینکه به دانش اجازه داده شود که جریان یافته و در عمل از آن استفاده شود که این کار، ضامن موفقیت شرکت می‌باشد. Mils & Snow (1978)، اظهار نمودند که ویژگی‌های ساختاری به مثابه فیلتر اطلاعات عمل نموده، چیزهایی که یک سازمان می‌تواند ببیند و درک کند و در نهایت آنچه را می‌تواند یاد بگیرد را محدود می‌کند. همچنین Miller در سال 1987 ادعا می‌کند ساختار سازمانی به اندازه‌ی زمینه و ماهیت تعاملات انسانی، بر جریان اطلاعات در سازمان تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، در حال حاضر گرایش تغییر از ساختار سازمانی بروکراتیک و سلسله مراتبی به ساختار ارگانیک قابل مشاهده بوده و سازمان‌ها در جهت منعطف نمودن ساختار خود تلاش می‌کنند. سازمان‌های افقی، حول محور تیم‌های کاری سازمان‌دهی می‌شوند که باعث تسهیل نمودن تبادل اطلاعات و دانش در سازمان شده و به همین دلیل به عنوان گزینه بهتری نسبت به ساختار عمودی معمولی، که تبادل دانش را دشوار ساخته،  به حساب می‌آید.


دارکر (1992) بیان می‌کند که یک شرکت مدرن، بایستی برای درک نوآوری، تغییر مستمر، و نهادینه‌سازی دانش در کارها که نیاز به سطح بالایی از عدم تمرکز دارد، سازمان‌دهی گردد. Miller (1986) سازمان ارگانیک را با ویژگی‌هایی مانند درجه پایین رسمیت در هنگام تعیین مسئولیت‌های کاری، تقسیم وظایف کم، قوانین اندک، ارتباطات جانبی قابل توجه و سلسه مراتب به مراتب کمتر، و نهایتاً عدم تمرکز فرآیند تصمیم‌گیری معرفی می‌نماید. در این سازمان‌ها، رسمیت پایین نقش عمده‌ای را ایفا کرده و سطح مشخصی از نوآوری، همبستگی بین کارکنان و انعطاف‌پذیری مورد انتظار می‌باشد. در این نوع ساختارها، اکثر فعالیت‌ها و حتی فعالیت‌های پیچیده و غیر معمول با همکاری گروهی از متخصصان از حوزه‌های مختلف که در آن، قدرت افراد نادیده گرفته می‌شود، به انجام خواهد رسید. این گروه‌ها با استفاده از وسایل ارتباطی و سیستم‌های اطلاعاتی، جلسات و ارتباطات عمودی و افقی به منظور نیل به اهداف تعیین شده،  با یکدیگر همکاری می‌نمایند.


ادهوکراسی، ساختار دیگری است که توسط مینتزبرگ پیشنهاد گردید و شباهت بسیاری به ساختار ارگانیک که در بالا شرح داده شد، دارد. این ساختار، مناسب سازمان‌هایی می‌باشد که نیاز به نوآوری در آن‌ها در سطح بالایی قرار دارد، زیرا آن‌ها احتیاج به سطح بالایی از انعطاف‌پذیری و عدم رسمیت برای خبرگان خود که معمولا در تیم‌های چندبخشی مشغول به فعالیت می‌باشند، دارند. رفتارها در این ساختار دارای استاندارد و رسمیت پایین می‌باشد.
به دلیل اینکه مدیریت دانش هنوز به عنوان یک ضرورت و گاهی یک واژه گیج‌کننده شناخته می‌شود، مطالعه موردی بهترین روش به منظور پاسخ به سؤال که " کدام یک از ویژگی‌های ساختار سازمانی، مدیریت دانش را حمایت می‌کنند؟" می‌باشد. در ادامه به چند مورد از شرکت‌های اسپانیایی اشاره خواهد شد.




شرکت Arteche

شرکت Arteche  در سال 1995، فرآیند بازتاب استراتژیک خود به منظور شناسایی تعدادی از ارزش‌های سازمانی را آغاز نمود. تعدادی از این ارزش‌ها عبارتند از: مشتری‌گرایی، بین‌المللی کردن و توسعه به تمامی بازارها، انجام فعالیت‌ها مانند یک گروه و نه مانند شرکت‌های مستقل و جدا از هم، کاهش هزینه‌ها، بهره‌گیری از توانایی کارکنان، و تثبیت طراحی سازمان بر اساس توانمندسازی افراد به جای سلسله مراتب.
به منظور توسعه‌ی این ارزش‌ها، تعدادی فعالیت تعریف و انجام گردید. اگرچه این فعالیت‌ها به طور رسمی به عنوان برنامه مدیریت دانش معرفی نشدند، اما در حقیقت با این برنامه‌ها مرتبط بودند. به عنوان مثال، کار کردن به عنوان یک گروه و نه شرکت‌های مستقل و جدا ازهم، توسعه محصولات جدید، و استفاده از حداکثر توانایی کارکنان به این معنی است که دانش موجود در تمامی واحدها و کارکنان به اشتراک گذارده شود، و به منظور افزایش توان رقابت بایستی دانش جدید تولید گردد. Arteche  نسبت به سایر رقیبان خود، شرکتی کوچک بوده و بنابراین در زمینه اندازه توانایی رقابت با سایرین را ندارد اما در زمینه‌ی انعطاف‌پذیری، پاسخگویی سریع، انطباق با نیازهای مشتریان و ... قابلیت رقابت نزدیک را دارد؛ به عبارت دیگر، در زمینه‌ی دانش و شایستگی‌ها. در حال حاضر چالش‌های این شرکت عبارتند از: 


1- تغییر قوانین عرضه و تقاضا به دلیل جهانی‌شدن، پیدایش گرایش‌های جدید (مانند تولید بدون آلودگی و اثرات محیطی)، همگرایی بخش‌ها و ...
2-اگر سازمانی قصد به دست آوردن یک مزیت رقابتی را داشته باشد بایستی با تغییرات رو به افزایش و انتظارات منطبق شود.
3-هر گونه ارتباط با دنیای بیرونی و اطلاعات مرتبط با آن، می‌تواند دلیلی برای تغییر باشد.


Arteche  در صورتی می‌تواند امیدوار به پاسخگویی مناسب به این چالش‌ها باشد که یک شبکه یا مدل سازمانی با ویژگی‌هایی مانند پیچیدگی (تمامی کارکنان درگیر شوند)، انعطاف‌پذیری (پاسخگویی به بازار غیرقابل پیش‌بینی) و باز بودن (شرکت وابسته به محیط خارجی‌اش می‌باشد) را توسعه دهد. بدین منظور، شرکت بایستی بر اساس کار گروه‌ها و تیم‌های پروژه‌محور سازماندهی شود نه به صورت سلسله مراتبی.
مدل سازماندهی Arteche، ترکیبی از یک ساختار پایدار و ساختاری ادهوکراسی می‌باشد. با هدف تبدیل شدن به شرکتی مشتری‌گرا، Arteche برای هر کدام از گرو‌ه‌های خط تولید خود واحدهای فنی و تجاری در نظر گرفت. ارتباط با مشتریان به وسیله‌ این واحدها که اطلاعات مربوط به آرزوها و خواسته‌های مشتریان را دریافت کرده و برای هر کدام از گروه‌های خط تولید ارسال می‌گردد، تضمین خواهد شد. سایر واحدها (مالی، سیستم‌های اطلاعاتی، فروش، مسئولیت اجتماعی و ...) به عنوان حمایت‌کننده از این فرآیند کلی به منظور رسیدن به بالاترین سطح رضایت مشتریان تلاش می‌نمایند. تمام این موارد، ساختاری پایدار را شکل می‌دهد که شاخص‌های مدیریتی روزانه به منظور کنترل آنچه که اتفاق خواهد افتاد برای آن‌ها تعریف می‌گردد. همانگونه که در مطالب فوق نیز بیان گردید، ساختار ادهوکراسی نیز وجود دارد که از گروه‌های پروژه‌محور و تیم‌های کاری چند بخشی با یک رهبر و تعدادی عضو که به منظور حل مشکلات با هم تعامل دارند،  تشکیل‌شده است. چنین ساختار ادهوکراسی‌ که توسط تیم‌های کاری ایجاد می‌گردد از نقطه‌نظر خلق دانش بسیار با اهمیت می‌باشد زیرا این گرو‌ه‌ها، مکان‌هایی هستند که تقریبا بیشترین دانش عملیاتی متعلق به گروه در آن تولید می‌شود. این مطلب که هر کدام از کارکنان در یک ساختار پایدار عضو می‌باشند صحیح است اما نباید از یاد برد که افراد به صورت همزمان در ساختار ادهوکراسی مربوط به خود نیز عضویت دارند. (مشارکت در تیم‌های کاری و پروژه‌ای).


 




Union Fenosa (UF)

شرکت UF  پس از سال 1982 و در نتیجه‌ی ادغام دو شرکت با فرهنگ، ساختار، سیستم‌ها و استراتژی‌های متفاوت به وجود آمد. در حال حاضر این شرکت نتایج یک دگرگونی طولانی، عمیق و گسترده را نمایش می‌دهد: این شرکت در آغاز فعالیت خود، منحصرا در حوزه الکتریسیته فعالیت می‌نمود اما در حال حاضر به عنوان یک گروه کسب‌وکار یکپارچه و مهم با شهرتی جهانی و موقعیتی تثبیت‌شده در صنایع استراتژیک در اقتصاد جهانی  شناخته می‌شود. پس از ادغام، فرهنگ شرکت بر روی خروج از بحران و  موفقیت پایدار به عنوان یک شرکت مستقل متمرکز گردید. این شرکت به عنوان پدیده‌ای نه تنها لازم، بلکه ضروری به تغییر می‌نگرد. طراحی سازمان، یکی از عوامل تسهیل‌کننده‌ی تغییر می‌باشد. با توجه به این رویکرد، UF شرکتی با ساختار تخت بوده که ایجاد گروه‌های کاری را به منظور دست‌یابی به اهداف، مورد تشویق قرار می‌دهد. علی‌رغم این مباحث، همچنان ساختار سلسله مراتبی به منظور بهبود روابط و همکاری بین مدیران و همکاران تا حدودی در شرکت وجود دارد. تمامی کارکنان شرکت به این نکته واقف می‌باشند که شرکت یک هدف نهایی داشته و برای رسیدن به این هدف، همکاری تمامی کارکنان موردنیاز است؛ بنابراین رفتارهای فردی زیاد به چشم نخواهد آمد و کار تیمی به عنوان یکی از ارزش‌های اصلی گروه شناخته می‌شود. در حقیقت، کارتیمی نقش مهمی را در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند.




زیمنس (شرکت تابعه در اسپانیا)


 اثر ترکیبی جهانی شدن و مقررات‌زدایی بازار ارتباطات از راه دور همراه با پیشرفت‌های تکنولوژیکی قابل توجهی که توسط شرکت انجام گرفت، به زیمنس اجازه ورود محصولات، خدمات، و راه‌حل‌های جدید با ارزش افزوده روزافزون برای مشتریان را می‌داد؛ به همین دلیل شرکت زیمنس به عنوان مثال بارزی از نوآوری، تمرکز بر مشتری و رقابت جهانی شناخته می‌شود. زیمنس دارای یک سبد کسب‌وکار متنوع بوده که باعث پایداری شرکت در شرایط دشوار شده است و به وسیله‌ی هم‌افزایی حاصله،  توانایی تولید محصولات نو و انحصاری را بدست می‌آورد. تمام این موارد، توضیحاتی در خصوص شعار "شبکه جهانی نوآوری زیمنس" می‌باشد.


در سال 1992 مدیر جدید زیمنس،  دکتر H.Pierer  به این نتیجه رسید که شرکت بایستی بر روی ارزشمند ترین سرمایه‌ی خود یعنی پایگاه دانشی‌اش متمرکز شود؛ بنابراین زیمنس به یک شرکت الکترونیکی تبدیل شد. Pierer زمانی که قصد ایجاد مزیت رقابتی را داشت، اهمیت سرمایه‌گذاری بر روی دانش را تشخیص داد و به وضوح نیاز به تغییر رویکرد زیمنس از یک شرکت رهبر در تولید به یک شرکت رهبر در خدمات، با ارزش افزوده بالاتر را احساس کرد. مدیریت دانش پاسخی به تمامی مشکلات مذکور بود و اگر تسهیم دانش با موفقیت در واحدهای کسب‌وکار به انجام می‌رسید در این صورت تمامی آن‌ها از مزیت و تجارب دیگران بهره می‌بردند. انجمن‌های خبرگی راه‌حلی بود که زیمنس به وسیله‌ی آن از هم‌افزایی دانشی کارکنان در سه حوزه‌ی زیر استفاده می‌نمود:


1-راه‌حل‌های مدیریت دانشی عمودی (انجمن خبرگی بخش‌ها)؛ مانند کسب‌وکارهای منطقه خاص با مرزهای متقاطع که بین واحدهای کسب‌وکار ارتباط برقرار می‌نماید تا از تبادل دانش زیاد در سطح بین‌المللی اطمینان یابد.


2-راه‌حل‌های مدیریت دانش افقی (انجمن خبرگی افقی)؛ که این انجمن‌ها، فرهنگ تسهیم دانش بین کارکنان را رشد می‌دهند.


3-همکاری با مشتریان در مدیریت دانش (انجمن‌های خبرگی با مشتریان)؛ به وسیله‌ی این انجمن‌ها دانش با مشتریان به اشتراک گذاشته می‌شود، کسانی که موجب یافتن راه‌حل‌های رضایت‌بخش و بهبود محصولات زیمنس خواهند شد و به صورت همزمان این شانس را در اختیار شرکت قرار می‌دهد تا از نیازهای مشتریان آگاهی یابد.


زیمنس به منظور حمایت از فرآیند مدیریت دانش، ساختار سازمانی ارگانیک با سطوح کم سلسله مراتبی را توسعه داد که در آن گروه‌های کاری و تیم‌های پروژه‌محور به عنوان جزء اصلی این ساختار شناخته می‌شوند. شرکت زیمنس باید ارتباطات بهتری را بین شرکت‌ها و واحدهای گوناگونی که یک گروه را تشکیل می‌دهند، برقرار سازد. کارتیمی یکی از ارزش‌های اصلی زیمنس و پایه‌ی اکثر بهبودهای زیمنس در فرآیندهایش می‌باشد. حدود 80 تیم بهبود به منظور بهینه کردن فرآیندهای کسب‌وکار در زیمنس با یکدیگر همکاری می‌کنند که باعث بهبود خدمات به مشتریان خواهد شد.    
 


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت