پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

استقرار مدیریت دانش در ریو تینتو (Rio Tinto)




استقرار مدیریت دانش در ریو تینتو (Rio Tinto)



هاجر صداقت
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده




مقدمه

ریو تینتو‏ شرکت چندملیتی بریتانیایی-استرالیایی استخراج فلزات است، که دفتر مرکزی آن در شهر لندن، انگلستان و دفتر مدیریتی آن، در شهر ملبورن، استرالیا مستقر است. این شرکت در سال ۱۸۷۳ تاسیس شد، زمانی که یک کنسرسیوم چندملیتی از سرمایه‌گذاران، اقدام به خریداری یک مجتمع معدن در ریو تینتو، واقع در استان اوئلوای اسپانیا از دولت اسپانیا کرد. از آن زمان به بعد، این شرکت با مجموعه‌ای از مالکیت‌ها و ادغام‌ها، توسعه یافته و در نهایت به یک شرکت تولیدکننده بسیاری از کالاها، از جمله آلومینیم، سنگ آهن، مس، اورانیوم، زغال سنگ و الماس تبدیل شد. شرکت ریو تینتو دارای عملیات در شش قاره است ولی بخش اعظم از فعالیت‌های آن در کشورهای استرالیا و کانادا متمرکز شده است. گفته می‌شود درآمد این شرکت از فعالیت در 5 قاره جهان تا پایان سال 2012 به 4 میلیارد دلار رسیده است.


در ماه ژوئن سال 1999، ریو تینتو (یکی از شرکت‌های پیشرو معدن جهان) به‌عنوان بخشی از نوآوری‌های مدیریت دانش‌ خود، وب‌سایت اینترانتی در مورد مسائل ایمنی راه‌اندازی نمود. این سایت به یک ابزار موفق برای اشتراک‌گذاری یادگیری حاصل از حوادث ایمنی، جمع‌اوری و به‌اشتراک‌گذاری آمار عملکرد ایمنی در گروه و همچنین انتقال سیاست‌ها و استاندارهای ایمنی تبدیل شد. با این تجربه موفق، کارکنان ریو تینتو به این نتیجه رسیدند که که این دستاورد در دیگر جنبه‌های عملیاتی نیز باید به‌کار گرفته شود. در این مقاله تجارب موفق ریو تینتو در اجرای وب‌سایت به‌اشتراک‌گذاری دانش و تجارب در بستر برنامه‌های مدیریت دانش شرح داده می‌شود و فاکتورهای موفقیت آن مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.






مدیریت دانش راهکاری جهت بهبود چاش‌های موجود در شرکت ریو تینتو


در مواجهه با جهانی شدن و بازاری که به‌طور فزاینده‌ای رقابتی است، ریو تینتو دائماً در تلاش است که از مزیت‌های رقابتی استفاده نماید که این مزیت‌ها برآمده از اندازه سازمانی و تنوع محصولات شرکت می‌باشد. البته، بزرگی و گسترش جغرافیایی ریو تینتو به‌عنوان یک چالش نیز می‌باشد که مواردی نظیر انتقال دانش در شرکت‌های زیر مجموعه مختلف، هماهنگی مجموعه فعالیت‌های شرکت، استفاده مناسب از مزیت سرمایه‌های رقابتی شرکت، بکارگیری بهترین عملکردهای توسعه یافته در سراسر شرکت را با مشکلاتی روبرو می‌کند. عدم آگاهی کارکنان از اطلاعات، دانش و تجارب قابل کاربرد، عدم شناسایی خبرگان کلیدی هر حوزه، عدم دسترسی به متخصصین و خبرگان سازمانی از چالش‌های پیشرو شرکت می‌باشند و منجر می‌شود چرخه مدیریت دانش در شرکت به‌صورت کامل و صحیح وجود نداشته باشد.


بهبود ارتباطات از راه دور، و به‌خصوص ظهور فناوری وب، به‌عنوان راه‌حلی در نظر گرفته شد که چاش‌های ذکر شده شرکت را برطرف می‌کند و از سرمایه‌های فکری شرکت همچون نیروی انسانی و غیره به‌طور مناسب بهره‌برداری می‌شود. در ابتدا تیمی از مهندسان نرم‌افزار و متخصصین سیستم‌های مبتنی بر دانش برای اجرایی نمودن برنامه‌های بهبود فرآیند مدیریت دانش در غرب استرالیا تشکیل شد. با هدف غنی‌سازی تیم تشکیل شده، افرادی متخصص در حوزه مدیریت دانش و تغییر سازمانی استخدام نمودند تا با همراهی آنها فعالیت‌ها به نحو احسن اجرایی گردد. در حالیکه این یک پروژه "از پایین به بالا" بود، چندین پروژه پایلوت انتخاب شد تا پتانسیل مدیریت دانش به مدیران ارشد سازمان نشان داده شود. به‌طور موازی با توسعه فرآیندها و استراتژی‌های مدیریت دانش، یک اینترانت و پورتال دانشی تحت عنوان K-Link (Knowledge Link) به‌عنوان یک پلت‌فرم انتقال راه‌اندازی شد.       
یکی از علل اصلی اجرای طرح‌های مدیریت دانش پاسخ به نیاز کسب و به‌اشتراک‌گذاری بهترین تجارب مدیر اجرایی سابق شرکت، لئون دیویس بود. یکی دیگر از دلایل تلاش آقای دیویس برای بهبود عملکرد ایمنی در سرتاسر گرو‌ها می‌باشد. بدبن منظور رئیس اجرایی و رئیس اداره HSE از تیم مدیریت دانش درخواست کردند که راه‌حلی به انها ارائه دهد، و آنها استفاده از K-Link را برای بهبود به‌اشتراک‌گذاری و توزیع نکات ایمنی با نمایندگان ایمنی در سایت‌های عملیاتی پیشنهاد دادند. در ادامه تجارب حاصل از بکارگیری این راه‌حل برای تسهیل به‌اشتراک ‌گذاری تجارب شرح داده می‌شود.




راهکار جدید برای به‌اشتراک‌گذاری آموخته‌های بخش ایمنی در شرکت ریو تینتو


اطلاعیه‌های مرتبط با ایمنی به‌طور مرکزی جمع‌آوری و از طریق ایمیل یا فکس توزیع می‌شد. اطلاعیه ایمنی، اطلاعاتی مرتبط با حوادث ایمنی است که در گروه‌های کاری ریو تینتو رخ داده است. ثبت این اطلاعات به‌عنوان بخشی از رویه کاری است با  این هدف که با هرگونه حادثه جدی برخورد شود و همچنین از رخداد حوادث جدی جلوگیری به‌عمل آید. بعضاً، اطلاعیه‌های ایمنی ممکن است برای تصویب یک ابلاغیه ایمنی استفاده شود یا با حادثه‌ای مربوط باشد که خارج از گروه رخ داده است. هدف اصلی توزیع اطلاعیه‌ها، به‌اشتراک‌گذاری یادگیری‌ها و جلوگیری از رخداد حوادث مشابه می‌باشد.


تیم مدیریت دانش اعتقاد داشت که با استفاده از یک سیستم بر مبنای وب می‌توانند این فرآیند قدیمی را ارتقا دهند و این فرآیند کارا به ‌روش بهتری صورت پذیرد. برخی مزایای بکارگیری سیستم مبتنی بر وب همچون توزیع سریع‌تر اطلاعات، ایجاد یک منبع دانشی و اطلاعاتی واحد، و ساده‌سازی روند انتقال تجارب آشکار بود و  مواردی همچون ایجاد حس مشارکت در کارکنان، ایجاد یک پروندة قوی قابل نمایش از مجموعه فعالیت‌های صورت گرفته در  بخش‌های ایمنی و HSE از مزایای پنهان آن به‌شمار می‌رفت.


در ابتدا وب‌سیستم با هدف جمع‌آوری اطلاعات و تجارب در زمینه اطلاعیه‌های ایمنی راه‌اندازی شد. به هر یک از کاربران، آموزش لازم جهت ورود و ویرایش اطلاعات به‌صورت آنلاین داده شد. هر یک از کاربران قادر بودند اطلاعات موجود را بر اساس تاریخ ورود اطلاعات، واحدهای کسب و کار، محل حادثه یا نوع فعالیت و بر اساس کلمات کلیدی خاص جستجو کنند و به اطلاعات مورد نیاز دست یابند. به‌منظور حفاظت از اطلاعات محرمانه، جلوگیری از مشکلات قانونی یا سوء استفاده‌های مخرب، ادمین‌های سیستم این اختیار را داشتند که هر یک از اطلاعیه‌های ایمنی را اصلاح یا پاک نمایند. همچنین برخی سیاست و دستورالعمل‌های موجود از این طریق در دسترس قرار داده شد.
هر اطلاعیه شامل شرح کاملی از حادثه‌ رخ داده، مکان حادثه، علل حادثه، تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات صورت گرفته در راستای رفع مشکل به همراه عکس‌های دیجیتالی و شماره تماس برای کسب اطلاعات بیشتر می‌باشد. تاکید بر ثبت وقایع به‌صورت کامل و گویا می‌باشد تا مدیریت به‌همراه متخصصان ایمنی و نمایندگان واحدهای کسب و کار  بتوانند با در دسترس داشتن اطلاعات کافی، جهت پیشگیری از وقایع مشابه در آینده برنامه‌ریزی نمایند. 


پشتیبانی مدیریت یکی از ارکان اصلی در پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش به‌شمار می‌آید. مدیران ارشد مشارکت زیادی در استفاده از وب‌سایت داشتند و این محرک، در ابتدا برای غلبه بر بی‌تفاوتی و یا حتی مخالفت افراد لازم بود و دیدگاه غیرکاربردی بودن این سیستم را در اذهان پرسنل کمرنگ کرد. همچنین در پذیرفتن اشتباهات و بیان کردن آن بی‌میل طبیعی وجود دارد. برای مقابله با این مشکل، نیاز بود این فرهنگ در شرکت نهادینه شود که اطلاع‌رسانی از رخدادها و بیان اشتباهات یک منبع ارزشمند دانشی برای ریو تینتو است، مدیران ارشد با برخورد سازنده با این مسائل، به نهادینه‌سازی این فرهنگ کمک کردند. برخی سایت‌های عملیاتی دسترسی بسیار ضعیفی به اینترنت داشتند، زمانی‌که وب‌سایت برای اولین بار راه‌اندازی شد، موقعیتی پیش آمد تا با درخواست‌های پی در پی کارکنان این بخش، بخش IT اقداماتی در راستای بهبود وضعیت کنونی انجام دهند.


اولین مرحله بعد از پیاده‌سازی وب‌سایت، توانمندسازی کاربران جهت عضویت در سیستم بود. کاربران به‌صورت منظم از اطلاعیه‌های ایمنی وارد شده در سیستم از طریق ایمیل مطلع می‌شدند و می‌توانستند شرح کامل یا کوتاه از آن را مطالعه کنند. اطلاع رسانی از طریق ایمیل این مزیت را داشت که کاربران لازم نبود که دائم سیستم را برای آگاهی از اطلاعات جدید چک نمایند و آنها این اطمینان را دارند که اطلاع‌رسانی روی اطلاعاتی که برای آنها با توجه به نقش کاری‌شان مفید است انجام می‌شود. بعد از اجرای موفق اولیه، سایت در حال حاضر برای جمع‌آوری، ترکیب و توزیع آمارهای ایمنی عملیاتی به‌کار می‌رود. اطلاعاتی که از طریق سایت در اختیار مدیران و کارکنان قرار می‌گیرد در حال افزایش از لحظ کمی و کیفی است و تبدیل به اولین ابزار در مواجهه با موضوعات ایمنی در ریو تینتو شده است.






مزایای حاصل از بکارگیری سیستم مدیریت دانش مبتنی بر وب در شرکت ریو تینتو


بهبود عملکرد ایمنی بر اساس نتایج حاصله اثبات شد برای نمونه LTI`s (صدمات زمان از دست رفته ) 33%، مجموع صدمات 24% کاهش یافت. نمودار زیر آمار و ارقام ماهانه LTI را نشان می‌دهد.



web site usage rio tinto.png


شکل 1: مزایای حاصل از بکارگیری و بسایت در شرکت ریو تینتو




محاسبه اینکه چه بخشی از این بهبودها به‌علت راه‌اندازی وب‌سایت است غیر ممکن می‌باشد، به این علت که در بخش ایمنی دیگر پروژه‌های بهبود همزمان در حال اجرا بوده است. با این حال بازخوری که در قالب پرسش‌نامه از سوی کاربران بدست آمد، ارزش سیستم و نقش آن در بهبود حاصله را نشان می‌دهد. پاسخ‌دهندگان پرسش‌نامه حدود نیمی از کاربران فعال وب سایت بودند. از این تعداد، 77% ارزیابی مثبتی از سایت داشته و اثربخشی آن در سازمان را تایید کردند. تعداد کاربران فعال و همچنین تعداد اطلاعیه‌های ایمنی به‌طور پیوسته در حال رشد است.
مزایای دیگری به‌غیر از بهبود عملکرد ایمنی و کاهش زمان از دست رفته وجود دارد. کل فرآیند جمع‌آوری اطلاعات ایمنی از سایت ساده شده است. برای مثال، اعلامیه ایمنی جدید به‌محض ورود در دسترس کارکنان در زیر مجموعه‌های شرکت در سطح جهان قرار می‌گیرد، که از تاخیر در مطلع شدن کاربران و ورود داده های تکراری ممانعت می‌شود و مدیریت هزینه‌ها به‌نحو بهتری انجام می‌شود. داده‌های وارد شده فوراً در فرم الکترونیک جهت پردازش بیشتر، تجریه و تحلیل و گزارش‌دهی در دسترس قرار داده می‌شوند.
یک نتیجه ناخواسته پیاده‌سازی سایت، تسریع بهیود دسترسی ارتباطات در سراسر گروه می‌باشد. ارتباطات بهبود یافته مزایای دیگری برای شرکت داشته است. در واقع، یکی از نتایج موفقیت اطلاعیه ایمنی و وب‌سایت K-Link، یک اینترانت جهانی واقعیِ در حال پیاده‌سازی می‌باشد. این تا حد زیادی عملکرد و در دسترس بودن وب‌سایت داخلی موجود و دیگر خدمات را بهبود می‌دهد، و گزینه‌های جدید در حیطه فناوری اطلاعات همچون تجارت الکترونیک، ویدئو کنفرانس و راه‌حل‌های گردش کار را ایجاد می‌نماید.
پروژه انجام شده یک گام بسیار ارزشمند در زمینه مدیریت دانش بود و ارزش ایجاد شده از به‌اشتراک‌گذاری دانش برای شرکت را به‌وضوح آشکار کرد و نشان داد استفاده از توانمندسازها و ابزار IT در راستای پیشبرد اهداف مدیریت دانش نقش به‌سزایی دارند و تمام این اقدامات، شرکت ریو تینتو را به سمت یک استراتژی مدیریت دانش هماهنگ هدایت نمود.                                                                                                                                                          






درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت