پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

مستند سازی دانش مدیریتی پروژه ها؛ تجربه ای موفق در کک سازی زرند ایرانیان




مستند سازی دانش مدیریتی پروژه ها؛
تجربه ای موفق در کک سازی زرند ایرانیان




مهسا رشیدی
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده




امروزه جوامع علمي و صنعتی، هر دو بر اين باورند که قدرت دانش تضمین‌کننده برتري‌هاي بلند مدت بر لبة تیز رقابت است و سرعت دست‌يابي و به‌کارگيري دانش تعیین‌کننده شکست يا موفقیت بنگاه‌ها و پروژه‌ها است. دانش به معنای آموزه‌های قابل درک و ارزشمندي است که در پرتو تجارب و بستر آگاهي‌هاي فردی شکل گرفته و نهادینه می‌شود و در نهایت به حل مسئله می‌انجامد. گرچه دانش ماهیتی «فردی»  و «ضمنی»  دارد‌، اما با تسهیم شدن، توسعه یافته و ماهیت «سازمانی»  و «آشکار»  می‌یابد و سپس مجدداً به دانش ضمنی شخصی تبدیل گردیده و با ترکیب با دانش پیشین شخص، به دانش جدیدی تبدیل می‌شود که به عنوان یک سرمایه با ارزش‌، سهم بازار شرکت‌ها و حتی حیات و ممات آن‌ها را تعیین می‌کند.


«مدیریت دانش»  با هدف مدیریت این سرمایه استراتژیک اما ناملموس، مطرح گردید و از آن جا که بیش از 60% دانش‌ سازمانی، به صورت ضمنی و پنهان در ذهن کارکنان مستتر است، یکی از گام‌های اساسی در مدیریت دانش، «استخراج دانش»  از ذهن خبرگان، و هم‌چنین ثبت آن به گونه‌ای است که همگان با مراجعه به آن‌ها از چالش‌ها و خطاهای احتمـالـی پیش‌رو آگاه شده و دچار بازآزمایی خطاها و چالش‌های از پیش حل شده نگردند.




مدیریت دانش و نقش آن در مدیریت پروژه‌ها

پروژ‌ه‌ها و ساختارهای پروژه‌محور از جمله با ‌ارزش‌ترین منابع دانشی محسوب می‌شوند. ماهیت و ویژگی‌های خاص هر پروژه سبب خلق تجارب و دانش‌هایی می‌شوند که متأسفانه به دلیل رفت‌ و آمد بالای خبرگان و نداشتن وقت کافی در حین اجرای پروژه، عموماً ثبت نشده و به دست فراموشی سپرده می‌شوند و به همین دلیل، افراد و سازمان‌ها باید هزینه سنگین تولید و خلق مجدد این تجارب و دانش‌ها را متحمل شوند.
معمولاً در ساختار اجرایی پروژه‌ها، فعالیت‌هایی برای ثبت وقایع و فعالیت‌های پروژه به صورت مستند‌سازی‌های فنی در نظر گرفته می‌شود که نتایج آن‌ها را می‌توان در گزارشات فنی، نقشه‌هایی «چون ساخت»  و حتی عکس و فیلم‌های صنعتی و ... مشاهده کرد.


در این میان یکی از حوزه‌هایی که به واقع مغفول می‌ماند، دانش مدیریتی نهفته در اجرای یک طرح است. واقعیت این است که آن چه پروژه‌های باکیفیت و بی‌کیفیت را از هم متمایز می‌کند، سیاست‌ها و روش‌های مدیریتی آن است، نه صرفاً راه‌حل‌های فنی و جزئیات اجرایی در نقشه و امثال آن. بسیاری از پروژه‌ها علی‌رغم برخورداری از یک تیم فنی قدرت‌مند، به دلایلی از جمله بروز مشکلات در زمینه مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ریسک، و ... شکست می‌خورند.


بنابراین، علاوه بر مستندسازی فنی یک پروژه، مستندسازی مدیریتی آن و ثبت راه‌حل‌های اجرا شده موفق یا ناموفق در زمینه‌های مدیریتی از جمله نکات مهم محسوب می‌شود. مدیران ذی‌نفع در یک پروژه، همواره بر سر دو راهی‌ها و چندراهی‌هایی قرار می‌گیرند و گاه انتخاب یک راه‌حل از میان سناریوهای مختلف، سرنوشت پروژه را تغییر می‌دهد.




اهداف مستندسازی تجارب مدیریتی پروژه‌ها

اجرای یک طرح در مدت زمان کوتاه‌تر، با هزینه کمتر، و کیفیت مطلوب‌تر خروجی یک فرآیند مدیریتی است و می‌تواند به عنوان «بهترین عملکرد»  ثبت شود. این «درس آموخته»  می‌تواند در پروژه‌های مشابه به کار گرفته شود و بدین ترتیب روند بهبود را به صورت پلکانی در پروژه‌های یک شرکت مشهود سازد. در نتیجه آنچه که بیان شد؛ لزوم طراحی راهکاری مناسب و منعطف در سازمان‌های پروژه محور برای مستندسازی دانش‌ها و تجارب مدیریتی پروژه‌ها، به دلایل زیر بیشتر احساس می‌شود:


• تولید بالای تجارب در ساختارهای پروژه محور
• رفت و آمد بالای پرسنل و خبرگان در پروژه
• بلندمدت بودن پروژه و فراموشی‌ از سوی خبرگان
• منحصر به فرد بودن دانش‌های تولید شده در پروژه‌ها
• لزوم بهره‌گیری مجدد از درس آموخته‌های یک پروژه در پروژه‌های مشابه




معرفی شرکت میدکو و زیسکو


شركت هلدينگ توسعه معادن و صنايع معدني خاورميانه (میدکو) بصورت صددرصد خصوصي و سهامي عام به منظور سرمايه گذاري و توسعه دربخش معادن و صنايع معدني كشور درآذرماه سال 1386 تأسيس و آغاز به كار نموده است. اين هلدينگ تخصصي با هدف سرمايه گذاري در بخش معادن وصنايع معدني كشور فعاليت مي كند و تمامي شركت هاي تابعه در مجموعه ميدكو نیز تأمين كننده اين هدف تخصصي مي باشند.
شركت فولاد زرند ايرانيان (سهامي خاص) در سال 87 با سرمايه گذاري شركت هلدينگ توسعه معادن و صنايع معدني خاورميانه (ميدكو) تأسيس شده است.


از جمله فعاليتهاي اصلي این شركت می توان به موارد زیر اشاره کرد:


* تأسيس ،‌احداث و راه اندازي و بهره برداري كارخانجات آهن و فولاد سازي و واحد هاي مرتبط با هدف پيشبرد و توسعه معادن و صنايع معدني.
* طراحي،‌تجهيز،‌اكتشاف و استخراج معادن.
* تأسيس ،‌احداث و راه اندازي تأسيسات و كارخانجات و صنايع فرآوري معدني.
* فعاليتهاي بازرگاني و صادرات در زمينه لوازم و محصولات معدني و فولادي و خدمات مهندسي.




چرا مستندسازی تجارب مدیریتی پروژه احداث کارخانه کک‌سازی زرند؟

با توسعه فزاینده صنایع معدنی و فولادی در کشور و بالتبع آن افزایش مصرف مواد اولیه نظیر کک، احداث و راه‌اندازی کارخانه‌های کک‌سازی از اهمیت روزافزونی برخوردار شده است. بر همین اساس بومی‌سازی کامل دانش فنی راه‌اندازی چنین کارخانه‌هایی نقش شایانی در کاهش وابستگی به خارج و رشد تولید ملی خواهد داشت. مسلما نتایج حاصل از مستندسازی تجارب خبرگان منتخب پروژه احداث کارخانه کک‌سازی زرند می‌تواند در غنی‌سازی و تکمیل بانک دانشی موجود در این حوزه نقش مهمی ایفا نماید. پروژه احداث کارخانه کک‌سازی زرند در شرکت فولاد زرند ایرانیان که از سال 1388 آغاز و در سال 1392 به بهره‌برداری رسید، در نوع خود، از ویژگی‌های منحصر به فردی برخوردار بوده که ضرورت مستندسازی تجارب مدیریتی را دوچندان کرده است.


این پروژه که در زمان مقرر و با کمترین انحراف از بودجه به نتیجه رسیده، با وجود چالش‌های عمده درونی (مانند فقدان تجربه اولیه در EPC مجری طرح) و چالش‌های جدی بیرونی (مانند تحریم، قوانین بانکی در زمینه LC) توانسته عملکردی کم‌نظیر را در میان پروژه‌های صنعتی کشور رقم بزند. بر همین اساس و از دی ماه سال 1392، طرح مستندسازی تجارب مدیریتی کارخانه کک‌سازی زرند زیر نظر شورای راهبری طرح میدکو و نیز نمایندگان شرکت مشاوران توسعه آینده آغاز و در شهریور ماه سال 1393 به اتمام رسید.




متدلوژی بکار رفته در طرح مستندسازی تجارب مدیریتی

در این طرح، درس آموخته‌های تولید شده در موضوعات گوناگون مدیریت پروژه، با تکنیک مستندسازی تجارب خبرگان که توسط «شرکت مشاوران توسعه آینده» در ایران پایه‌گذاری شده است، استخراج و تدوین ‌گردید.
مبنای در نظرگرفته شده برای پوشش تمامی ابعاد مدیریت پروژه، «استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه»  بوده است.
مؤسسه بین‌المللی  PMI، با همکاری تعداد زیادی از خبرگان متخصص مجموعه‌ای از الگوهای موفق و پذیرفته شده در مدیریت پروژه را تحت عنوان استاندارد PMBOK تهیه و گردآوری نموده که مرتباً به‌روزرسانی می‌شود.
استاندارد PMBOK بخش‌های 9گانه مدیریت پروژه را به شرح زیر طبقه‌بندی و برای هر یک چارچوبی جهت الزامات عمومی در زمینـه مدیریت یک پروژه منتشـر کرده است: مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، و مدیریت تدارکات.


گرچه پروژه احداث کارخانه کک‌سازی زرند برای مدیریت خود از ابتدا از این چارچوب استفاده نکرده، اما می‌توان راه‌حل‌ها و تجارب موفق یا ناموفق آن را در چارچوب فوق روایت نمود.
یکی دیگر از روش‌های اجرایی جهت تدوین درس آموخته‌ها، علاوه بر استاندارد PMBOK، تکنیک «استخراج دانش انسان‌محور»  بوده است که می‌کوشد با مبنا قرار دادن ذهن خبرگان یک فرآیند، دانش ضمنی تولید شده در آن فرآیند را مستندسازی کند.


HDKA یک روش چهارمرحله‌ای‌ است که شامل شناسایی حوزه‌های خبرگی خبره برای استخراج دانش، مصاحبه رو‌در‌روی نیمه ‌ساخت‌یافته بر اساس پرسش‌های هر حوزه، تدوین جداول و دیاگرام‌های دانشی برای شناسایی نقاط فراموش شده، و تجمیع بسته‌های دانشی در ساختار استاندارد می‎باشد. به طور کلی مراحل اجرای طرح مستندسازی را می‌توان در دیاگرام ذیل مشاهده کرد:



KA steps.png




خروجی طرح و کاربرد آن برای سایرین


هدف از اجرای این طرح مستندسازی درس آموخته‌های تولید شده پروژه، با محوریت مصاحبه‌های استخراج دانش از خبرگان و مدیران همراه پروژه احداث کارخانه کک‎سازی زرند ایرانیان و پوشش حداکثری کلیه چالش‌ها، راه‌حل‌ها، و نتایج آن‌ها از زمان شکل‌گیری ایده میدکو تا آغاز بهره‌برداری از کارخانه‌ کک‌سازی زرند ایرانیان؛ و نیز ارائه آن‌ها در ساختاری منسجم و قابل بازیابی و یادگیری بوده است.


در نهایت خروجی طرح شامل سه بخش مجزای زیر برای استفاده دانشکاران هلدینگ میدکو، تهیه و تنظیم گردید:


* کتاب تدوین شده که حاصل چندین جلسه مصاحبه با خبرگان موضوع طرح و بررسی مستندات موجود درباره طرح کک‎سازی زرند ایرانیان می‌باشد، دارای 9 فصل تحت عنوان 9 بخش پیکره‌بندی دانش مدیریت پروژه بوده و در هر فصل از کتاب بسته‌های درس آموخته‌، شامل دانش‌ها و تجارب مدیریتی در شاکله‌ای سه بخشی متشکل از صورت مسئله، راه‌حل‌ و مسیر دانشی، و نتایج و دستاوردها ارائه شده‌اند.


* همچنین کلیه مندرجات کتاب "تجارب مدیریتی احداث کارخانه کک‎سازی زرند ایرانیان"، در مجموعه‎ای چند رسانه‎ای با دسترسی ساده به "متن درس آموخته‎ها"، "اسلایدهای آموزشی و خلاصه درس آموخته‎ها" قرار گرفته اند.


* خروجی نهایی این پروژه شامل کتاب تجارب مدیریتی، بسته مولتی مدیا و 52 درس آموخته در سامانه جامع مدیریت دانش میدکو قرار گرفته است که می‌تواند برای مدیران پروژه و کارشناسان مرتبط با حوزه‌های مدیریت پروژه در هلدینگ میدکو و شرکت های تابعه آن مفید واقع شده و در اختیار تصمیم گیران طرح‌ها و پروژه‌های مشابه قرار گیرند.


بدین ترتیب دانشکاران سامانه جامع مدیریت دانش میدکو می‌توانند با مطالعه درس آموخته‌ها و بکارگیری امکانات نرم‌افزار شامل پرسش و پاسخ، ارسال نظر و گزارش بکارگیری موجب بهبود و تکمیل درس آموخته‌ها گردند.



مستندسازی تجارب.jpg






 


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت