پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

استراتژی‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش برای مدیریت دانش پروژه در گروه Volvo




استراتژی‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش برای مدیریت دانش پروژه در گروه Volvo



ساسان رستم نژاد
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده




مقدمه


در اقتصاد امروزی، مدیریت دانش فراتر از یک مزیت رقابتی برای سازمان‌ها شناخته می‌شود. همچنین در فضای کسب و کار امروز، سازمان‌های موقتی به شدت در حال شکل‌گیری و رشد هستند. با توجه به نکات مطرح شده، اهمیت "مدیریت دانش پروژه" به خوبی قابل درک است، مفهومی که از ترکیب دو رشته نسبتاً قدیمی "مدیریت پروژه" و "مدیریت دانش" شکل گرفته است. هدف این پژوهش، بررسی چگونگی بهبود "اشتراک دانش بین پروژه‌ها" از طریق "مدیریت دانش پروژه" در شرکت Volvo Technology به عنوان مطالعه موردی است.




بیان مسئله


بررسی‌ها نشان می‌دهد که "مدیریت دانش پروژه" به عنوان یکی از چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور مطرح است. این حقیقت که پروژه به مثابه یک سازمان موقت است باعث شده تا در انتهای پروژه، دانش پروژه در سراسر سازمان پخش شود که به این اتفاق، "تجزیه دانش" می‌گویند. همچنین به دلیل تنگنای زمانی پروژه، به فعالیت‌هایی که به طور مستقیم بر محصول یا خدمت نهایی تأثیر ندارد، اولویت پایین داده می‌شود. پژوهش‌های پیشین، خلأ‌های مذکور را از طریق شناسایی عوامل کلیدی موفقیت در مدیریت دانش پروژه، مرتفع ساختند ولی با این حال بررسی‌ها نشان می‌دهد کاربرد "مدیریت دانش پروژه" نیز آن‌طور که باید در سازمان‌ها نهادینه نشده است. در این پژوهش، به دنبال آن هستیم تا چگونگی بهبود اشتراک دانش بین پروژه‌های سازمان را از طریق مدیریت دانش پروژه در Volvo Technology به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های Volvo Group مورد بررسی قرار دهیم. مأموریت Volvo Technology تمرکز بر روی نوآوری و ارائه راهکار‌های تکنولوژیکی مورد نیاز Volvo Group به عنوان سازمانی پیشرو در حوزه کاری خودش است.




تعریف مدیریت دانش پروژه

مدیریت دانش پروژه به عنوان محل تلاقی رشته‌های "مدیریت پروژه" و "مدیریت دانش" شناخته می‌شود و به منظور مدیریت دانش پروژه‌های انجام شده توسط سازمان‌ها به کار می رود. "مدیریت دانش" به چگونگی مدیریت منابع دانشی در سازمان به منظور دستیابی به منفعت می‌پردازد. "مدیریت پروژه" به فرآیند تضمین دستیابی به مزایای پیش‌بینی شده می‌پردازد. همچنین "پروژه" یک سازمان موقتی و یکتا در داخل یک سازمان دائمی برای نیل به نتایج مطلوب است.




متدولوژی

گام‌هایی که به منظور اجرای این پژوهش در Volvo Technology برداشته شد به شرح زیر است:


1. در گام اول، چارچوب نظری پژوهش از طریق مرور ادبیات موضوع ایجاد شد.
2.  در گام دوم، سیزده مصاحبه نیمه ساختاریافته برای شناخت وضع موجود "مدیریت دانش پروژه" انجام شد.
3. در گام سوم، مطابق با شناخت صورت گرفته از گام قبلی، پیشنهادات بهبودی وضعیت موجود "مدیریت دانش پروژه" ارائه و از طریق تکنیک‌های Mind-mapping  و Brainstorming مورد ارزیابی قرار گرفت.
4. در گام آخر نیز تعداد شش مصاحبه برای ارزیابی تناسب پیشنهادات انجام شد.



چارچوب نظری

چارچوب نظری پژوهش که در ادامه آمده است، ساز و کار مدیریت دانش پروژه را بین پروژه‌های Volvo Technology نشان می‌دهد. همچنین این چارچوب مفهومی، ارتباط سه مفهوم مهم :"عوامل کلیدی موفقیت"، "استراتژی اشتراک دانش" و "نقش دانشکاران" را در قالب مفهوم "مدیریت دانش پروژه" نشان می‌دهد:



چارچوب نظری مدیریت دانش پروژه.png


شکل 1: چارچوب نظری مدیریت دانش پروژه




مفهوم اول، نقش‌های فرآیند اشتراک دانش را که شامل "ارائه دهنده دانش" و "دریافت کننده دانش" می‌شود، نشان می‌دهد. مفهوم دوم، استراتژی‌های اشتراک دانش را شامل "استراتژی کدگذاری" و "استراتژی شخصی سازی" است، را معرفی می‌کند که توسط نقش‌های بیان شده در مفهوم اول، انجام می‌شود. مفهوم سوم نیز، به عوامل کلیدی موفقیت را در اجرای استراتژی‌های اشتراک دانش توسط نقش‌های مذکور، اشاره می‌کند.


نقش‌های موجود در فرآیند اشتراک دانش، از زمانی ضروری قلمداد شد که مدیران به این نتیجه رسیدند که کسب مزایای پیاده‌سازی "مدیریت دانش پروژه" تنها از طریق انتقال دانش بین پرسنل امکان‌پذیر می‌باشد. در این انتقال دانش، دو نقش اصلی تعریف شده است، برخی از پرسنل نقش ارائه‌دهنده دانش برخی نقش دریافت‌کننده دانش را بر عهده دارند. به نقش‌های مذکور به صورت ضمنی و به ندرت در ادبیات نظری "مدیریت دانش پروژه" اشاره شده است.


با مشخص شدن نقش‌های موجود در فرآیند اشتراک دانش، این موضوع مطرح می‌شود که چگونه "ارائه‌کنندگان" دانش را به اشتراک دانشی که دارند ترغیب کنیم. ارائه‌دهندگان دانش به طور پیش فرض از ارائه دانش خود خودداری می‌کنند مگر آنکه در قبال این اشتراک دانش، پاداش مناسبی دریافت کنند و همچنین کاربرد دانش ارائه شده خود را توسط سایر پرسنل مشاهده کنند؛ لذا نقش دریافت‌کنندگان دانش در این امر بسیار مهم و ضروری است.


در زمان اشتراک دانش، ارائه‌دهندگان و استفاده‌کنندگان دانش می‌توانند از دو استراتژی "کدگذاری" و "شخصی سازی" استفاده کنند. استراتژی "کدگذاری" به مواقعی گفته می‌شود که اشتراک دانش از طریق نوشتن دانش انجام می‌شود؛ این استراتژی برای دانش‌های آشکاری که قابلیت کدگذاری شدن را داشته باشند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. اجرای این استراتژی از طریق استقرار سیستم‌ها و بایگانی مستندات متنوع صورت می‌پذیرد. در مقابل، استراتژی "شخصی‌سازی" از طریق تعاملات انسانی شکل می‌گیرد. این استراتژی برای دانش ضمنی که قابلیت "کدگذاری" ندارد مناسب است. مفهوم استراتژی شخصی‌سازی که اهمیت بالایی نیز برای آن در نظر گرفته شده است، در قالب مفهوم "انجمن‌های خبرگی" نیز دیده می‌شود. انجمن‌های خبرگی گروه‌هایی از افراد با حوزه‌های کاری نزدیک به هم هستند که مشکلات کاری، معضلات، درس آموخته‌ها، ایده‌های نوآورانه و ... را با هدف انتقال دانش و همچنین عمیق شدن در حوزه‌های کاری مرتبط، در قالب جلسات منظم با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.


به طور کلی می‌توان بیان کرد که استراتژی‌های "کدگذاری" و "شخصی‌سازی" مکمل یکدیگر هستند. استراتژی "کدگذاری" می‌تواند زمینه‌ساز اشتراک حجم زیادی از دانش در سازمان باشد در حالی که استراتژی "شخصی‌سازی" دانش را برای استفاده کننده از آن، با توجه به نیازهای وی شخصی‌سازی می‌کند. با توجه به اینکه این دو استراتژی مکمل یکدیگر هستند، هر دوی آنها باید در سازمان استفاده شود.


مفهوم آخر در چارچوب نظری پژوهش، "عوامل کلیدی موفقیت" است که بر استفاده ارائه‌دهندگان و استفاده‌کنندگان از دانش از طریق استراتژی‌های "کدگذاری" و "شخصی‌سازی" تأثیر می‌گذارد. سه عامل کلیدی موفقیت عبارتند از: "فرهنگ، فرآیند و فناوری".
فرهنگ سازمانی به مجموعه باورها، ارزش‌ها و فعالیت‌های مشترک اعضای یک سازمان اطلاق می‌شود. فرهنگ سازمانی بر نحوه اشتراک دانش در سازمان تأثیر مستقیم دارد. بسیاری از محققین از فرهنگ به عنوان مهمترین عامل موفقیت در پیاده سازی استراتژي‌های اشتراک دانش یاد کرده‌اند.


فرآیندهای سازمان به عنوان خطوط راهنما برای پرسنل در پیاده‌سازی استراتژی‌های اشتراک دانش عمل می‌کنند. همچنین تولید، ذخیره، انتشار و بازیابی دانش پروژه از طریق فرآیندهای سیتماتیک تسهیل می‌شود.
در نهایت نیز فناوری از اشتراک دانش در سازمان پشتیبانی و یا مانع از انجام آن می‌شود. در گذشته تصورات اشتباهی از محرک بودن فناوری در مدیریت دانش پروژه مطرح بود و این گونه گمان می‌شد که پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش به صورت خودکار باعث بهبود اشتراک دانش در سازمان می‌شود. در پژوهش‌های اخیر ثابت شده است که فناوری اطلاعات یک ابزار ضروری و نه کافی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش پروژه می‌باشد.




دانش پروژه در Volvo Technology


زمانی که چارچوب نظری پژوهش در Volvo Technology مورد بررسی قرار گرفت یک عدم تناسب مشاهده شد، به این صورت که ارائه‌دهندگان دانش صرفا از استراتژی "کدگذاری" و استفاده‌کنندگان از دانش صرفا از استراتژی "شخصی‌سازی" استفاده می‌کردند. این عدم تناسب در شکل 2 نشان داده شده است:



رویکرد حال حاضر اشتراک دانش در Volvo Technology.png

شکل 2: رویکرد حال حاضر اشتراک دانش در Volvo Technology


زمانی که از مصاحبه‌شوندگان در مورد نحوه اشتراک دانش با سایر پروژه ها از منظر ارائه‌دهندگان دانش سوال شد، آنها به استراتژی‌های متنوعی از "کدگذاری" اشاره کردند. این استراتژی‌ها، سیستم‌ها و پوشه‌های مشترک برای ذخیره‌سازی مستندات را تا ابزار‌های ویکی برای اشتراک‌گذاری دانش افراد از طریق مقالات در بر می‌گرفت. به عنوان یک مثال از چگونگی اشتراک دانش در یک پروژه در Volvo Technology می‌توان از "کتاب سفید" نام برد. "کتاب سفید" گزارشی است که در انتهای پروژه نوشته می‌شود و شامل اطلاعات کلیدی پروژه می‌شود؛ این کتاب در نهایت در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می‌شود.


زمانی که از آنها خواسته شد تا در نقش استفاده کننده از دانش، چگونگی دریافت دانش از سایر پروژه‌ها را شرح دهند، از "شبکه حرفه‌ای" خود یاد کردند. آن‌ها بیان کردند در صورتی که به یک پروژه اطلاعاتی نیاز داشته باشند، اولین دستاویز، مراجعه حضوری به همکارانشان است و اگر همکارشان نتواند وی را راهنمایی کند، فرد مناسب دیگری را به وی معرفی می‌کند و این چرخه تا زمانی که دریافت‌کننده دانش به فرد مناسب دسترسی پیدا کند ادامه خواهد داشت. مدت زمان دستیابی به فرد مناسب به غنی بودن شبکه حرفه‌ای وی بستگی دارد و خود آن نیز با میزان سابقه فرد در سازمان رابطه مستقیم دارد. استفاده فرد از شبکه حرفه‌ای خود در دستیابی به دانش مورد نیاز، در قالب شکل شماره 3 نشان داده شده است:



توصیف استراتژی شخصی‌سازی مورد استفاده توسط استفاده‌کنندگان از دانش.png


شکل3: توصیف استراتژی شخصی‌سازی مورد استفاده توسط استفاده‌کنندگان از دانش


چه چیزی باعث تفاوت رویکرد ارائه‌دهندگان و استفاده‌کنندگان از دو استراتژی اشتراک دانش شده است؟ پاسخ این سوال در نیرو‌های محرک ضمنی هر یک از این دو نقش نهفته است. از منظر ارائه‌دهنده دانش، مصاحبه‌شوندگان به هنجارها و فرآیندهای سازمان به عنوان دلیلی برای اجرای استراتژی "کدگذاری" نام بردند زیرا به گفته خودشان: "آنها گزارش پروژه را می‌نوشتند زیرا باید می‌نوشتند!". در مقابل، استفاده‌کنندگان از دانش، اجباری در انتخاب نوع استراتژی دریافت دانش از سایر پروژه‌ها ندارند.


استراتژی "شخصی‌سازی" به این علت در Volvo Technology مورد استقبال قرار گرفته است که نسبت به دیگر استراتژی‌ها راحت‌تر و ساده‌تر است؛ چراکه زمانی که از مصاحبه شوندگان در مورد دسترسی به دانش کدگذاری شده در سیستم‌های سازمانی سوال شد، آن‌ها به دشواری بازیابی این نوع دانش اشاره کردند.

بهبودها و پیشنهادات
به منظور بهبود وضعیت "مدیریت دانش پروژه"، نیاز به این بود تا استراتژی‌های مورد استفاده توسط ارائه‌دهندگان دانش و استفاده‌کنندگان از دانش با هم متناسب شود. برای این منظور، ارائه‌کنندگان دانش به استفاده از استراتژی "شخصی‌سازی" و استفاده‌کنندگان از دانش به استفاده از استراتژی "کدگذاری" ترغیب شدند تا این دو استراتژی که مکمل یکدیگر نیز هستند در سازمان نهادینه شود. در ادامه توجه به ترغیب افراد به "استفاده" از این استراتژی‌ها بود. امکان‌پذیری این بهبود‌ها در شکل 4 نشان داده شده است:



رویکرد بهبودی برای استفاده از استراتژی‌های  شخصی‌سازی و کدگذاری.png


شکل 4: رویکرد بهبودی برای استفاده از استراتژی‌های "شخصی‌سازی" و "کدگذاری"




به منظور بهبود استفاده از استراتژی "کدگذاری"، به سازمان پیشنهاد شد تا "استفاده‌کنندگان" از دانش را همانند ارائه‌دهندگان دانش که به واسطه هنجار‌ها و فرآیندهای سازمانی اقدام به استفاده از این استراتژی می‌کردند، به استفاده از این استراتژی سوق دهند. همچنین با ساده‌تر کردن نحوه دسترسی "استفاده‌کننده" به دانش مورد نیازش، می‌توان وی را به استفاده از استراتژی "کدگذاری" ترغیب کرد. این اقدام شاخص "میزان تلاش به منفعت به دست آمده" را کاهش می‌دهد و باعث می‌شود تا رویکرد استفاده‌کنندگان از دانش در بهره‌گیری از استراتژی‌های اشتراک دانش تغییر کند.


به منظور بهبود استفاده از استراتژی "شخصی‌سازی" توسط ارائه‌دهندگان دانش در سازمان، دو رویکرد وجود دارد. یکی آنکه از طریق هنجار‌ها، فرآیندها و ساختار‌ها، ارائه‌دهندگان دانش را وادار به استفاده از این استراتژی کرد که در این صورت برنامه‌ریزی برای تعیین نیازهای تعاملاتی افراد دشوار است و دیگر آنکه اشتراک دانش بین ارائه‌کننده و استفاده کننده از آن در یک بستر مناسب ترغیب شود؛ بدین منظور، دانش" ارائه‌دهندگان دانش" باید به طور شفاف در سازمان مورد گردش قرار بگیرد و "استفاده‌کنندگان از دانش" نیز به راحتی به آن دسترسی داشته باشند حتی اگر ارائه‌کننده دانش در خارج از شبکه حرفه‌ای فرد قرار داشته باشد. این موضوع در شکل 5 نشان داده شده است. 



یافتن بهره‌ور ارائه‌دهنده دانش.png


شکل 5: یافتن بهره‌ور "ارائه‌دهنده دانش"


با نگاهی به پیشینه پژوهش‌های صورت گرفته می‌توان دریافت که راه‌های متنوعی برای آشکارسازی دانش "ارائه‌دهندگان دانش" وجود دارد که در Volvo Technology از روش "جلسات خبرگان با محوریت موضوعی" استفاده می‌شود. این روش به ارائه‌دهندگان دانش در موضوع‌های منتخب محدود می‌شود. Volvo Technology همچنین تلاش‌هایی را برای اجرای "دایرکتوری متخصصین" انجام داده است.


انجمن‌های خبرگی نیز مدت‌هاست که در Volvo Technology اجرا می‌شود و این روش بسیاری از عدم کارایی‌های دو روش قبلی را پوشش داده است. انجمن‌های خبرگی نسبت به "جلسات خبرگان با محوریت موضوعی" دامنه گسترده‌تر و اثربخشی بهتری دارند چرا که افراد با علایق و یا مشکلات مشابه در کنار یکدیگر جمع می‌شوند و الزامی نیست که افراد لزوماً در موضوعی کاری با هم ارتباط داشته باشند. از طریق اجرای انجمن‌های خبرگی، عدم انگیزه ارائه‌دهندگان دانش در روش "دایرکتوری متخصصین" نیز به واسطه ایجاد ارزش برای مشارکت‌کنندگان برطرف شد.
ارائه‌دهندگان دانش از زمانی که از تعاملاتشان در انجمن‌های خبرگی منتفع شدند، به طور داوطلبانه در جلسات آن شرکت می‌کنند، به طوری که نقش‌های ارائه‌دهندگان دانش و استفاده‌کنندگان از آن به طور مستمر تغییر می‌کند. بنابراین به سازمان پیشنهاد شد تا از انجمن‌های خبرگی به منظور بهبود استفاده از استراتژی "شخصی‌سازی" نهایت بهره را ببرد.


در بررسی‌هایی که در سازمان انجام شد، دو انجمن خبرگی فعال مشاهده شد. یکی از آنها انجمنی بود که در آن، مدیران پروژه طی جلسات ماهانه پیرامون مشکلات مشترک تبادل نظر می‌کردند و دیگری انجمنی بود متشکل از مهندسانی که پیرامون مسائل ایمنی، سلامت و ارگونومی در تولید تجهیزات در جلسات برنامه‌ریزی شده با هم تبادل نظر می‌کردند.

نتیجه‌گیری
نتایج پژوهش نشان داد که "انجمن‌های خبرگی" می‌توانند به عنوان راهکاری برای بهبود "مدیریت دانش پروژه" و انتقال دانش بین پروژه‌های سازمان مورد استفاده قرار گیرند. با پاسخ به نیاز "مطرح‌شدن خبرگان" و افزایش انگیزه آنان، انجمن‌های خبرگی نقص‌های اقدامات پیشین در این حوزه را پوشش داد. همچنین وجود انجمن‌های خبرگی در سازمان، به پیشنهادات ارائه شده در این پژوهش اعتبار داد. این پژوهش نشان داد که دانش موجود در سازمان چگونه می‌تواند از طریق مبحث "مدیریت دانش پروژه" در سازمان جریان پیدا کند. راهکار ارائه شده در این سازمان الزاماً نمی‌تواند برای سازمان‌های مشابه دیگر نیز صادق باشد ولی سازمان‌‌های دیگر می‌توانند برای بررسی وضعیت "مدیریت دانش پروژه" در سازمان خود، از چارچوب نظری پژوهش بهره ببرند.


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت