پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

معرفی ابزارهای مدیریت دانش (قسمت 1)




معرفی ابزارهای مدیریت دانش
(قسمت 1) 



عالیه سلیمیان
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده


در سال‌های اخیر تاکید بر مدیریت دانش و ایجاد فضای یادگیرنده برای توسعه نیروی انسانی  منجر به اتخاذ استراتژی‌های مبتنی بر دانش و یادگیری شده است. امروزه سازمان‌ها متناسب با نیازها و شرایط خود، ابزارهای مختلفی را برای جاری‌سازی استراتژی‌های خود بکار می‌گیرند. ساختار جمعیتی نیروی انسانی، بازه عمر دانش در سازمان، نیاز به بهبود اشتراک دانش و یا خلق دانش، میزان توجه به نوآوری و خلاقیت و زیرساختارهای فناوری اطلاعات در انتخاب ابزارهای مدیریت دانش برای بهبود و توسعه نیروی انسانی تاثیرگذار است. نکته مهم، متعدد بودن ابزارهای مدیریت دانش برای تسهیل و توسعه یادگیری و بهبود دانش نیروی انسانی و سازمان و انتخاب بهینه از میان ان‌ها برای بهبود کسب و کار سازمان است.


همانگونه که بیان شد برای انتخاب صحیح ابزارهای مدیریت دانش می‌بایست عوامل متعددی را در نظر گرفت، اهداف سازمان، نیازها و مسائل سازمان و توجه به ابعاد مدیریت دانش از مواردی است که بر انتخاب رویکردها و ابزارهای مدیریت دانش تاثیرگذار است. باید ابزارها را بگونه‌ای انتخاب نمود که مسیر دستیابی به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان تسهیل شود. شناسایی و تحلیل اهداف سازمان و فعالیت‌ها و اقدامات  نیروی انسانی برای تولید محصولات و خدمات و نیاز دانشی کارکنان برای بهبود روندهای کاری از اولین گام‌هایی است که می‌بایست برای انتخاب بهینه ابزارهای مدیریت دانش طی شود. در کنار اهداف سازمان، مسایل و نیازهای کارکنان سازمان نیز در انتخاب ابزار مناسب تاثیرگذار هستند. کارکنان سازمان برای ایجاد بهبود و حل مسائل ممکن است نیاز به کسب دانش از منابع دانشی بیرونی و یا درونی سازمان و یا ایجاد یک محیط تعاملی برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات بر اساس نیازهای مشتری باشند. بنابراین نیازها و مسائلی که سازمان با آن روبروست بر انتخاب ابزارهای مدیریت دانش موثر خواهد بود.


دسته‌بندی‌های مختلفی برای ابزارهای مدیریت دانش می‌توان در نظر گرفت؛ برای نمونه سازمان بهره‌وری آسیا در یک دسته‌بندی معیار فناوری اطلاعات را مرزی برای ابزارها در نظر می‌گیرد و در دسته‌بندی دیگر، متناسب با چارچوب مدیریت دانش خود، ابزارهای مدیریت دانش را دسته‌بندی می‌کند، ابزارهایی برای بکارگیری دانش، اشتراک دانش، شناسایی دانش، خلق دانش و ذخیره دانش.
این نکته را باید توجه داشت که ابزارهای مدیریت دانش منحصر به یکی از فرآیندهای مدیریت دانش نیستند و می‌توانند تعدادی  و یا تمامی  فرآیندهای مدیریت دانش را تحت پوشش قرار دهند. به عنوان مثال شبکه‌های دانشی، ابزاری است که می‌تواند برای هر پنج فرآیند مدیریت دانش بکار گرفته شود.



km tools.png


شکل 1: دسته‌بندی ابزارهای مدیریت دانش


هر ابزاری که انتخاب می‌شود می‌بایست بطور دقیق درباره آن و شرایط و دلایل بکارگیری آن اطلاعات کسب کرد تا بتوان میان نیازها و اهداف سازمان و ابزارهای مدیریت دانش تناظر برقرار نمود و در نهایت انتخاب بهینه‌ای را ایجاد نمود که در نتیجه آن، فرآیندهای کسب و کار در جهت اهداف سازمان بهبود یابند.
شکل بالا تعداد محدودی از ابزارهای مدیریت دانش را در دو دسته کلی نشان می‌دهد که می‌بایست به این نکته توجه نمود که برای ابزارهایی هم‌چون انجمن خبرگی، بستر فناوری اطلاعات نیز فراهم شده است. امروزه ابزارهای مدیریت دانش در طیفی بسیار فراتر از آنچه در شکل نشان داده  قرار می‌گیرند و که هدف آن‌ها حرکت به سمت ایجاد محیطی تعاملی برای یادگیری و نوآوری است. فضاهایی که در آن حل مساله، یادگیری و نوآوری سه حوزه تمرکز بوده تا بهره‌وری و کارایی سازمان بهبود یافته و سازمان مسیر توسعه خود را با گام‌هایی سریع‌تر طی نماید. با انتخاب صحیح ابزارهای مدیریت دانش ارتباط میان کارکنان، ارتباط سازمان و مشتریان، ارتباط سازمان و تامین‌کنندگان بهبود یافته و با تسهیل جریان‌های دانشی و نهادینه شدن آن در فرآیندهای کسب و کار، هزینه‌های سازمان کاهش می‌یابد و سازمان بصورت یک سازمان یادگیرنده عمل می‌کند. در ادامه چهار ابزار مدیریت دانش بصورت اجمالی معرفی و بررسی می‌شوند تا با نحوه پیاده‌سازی و شرایط بکارگیری ابزارها آشنایی مختصری حاصل شود.




استاد-شاگردی (Mentoring)


منتورینگ یکی از راه‌های موثر برای انتقال دانش ضمنی از خبرگان است و  امروزه بصورت فعالیت کردن تحت نظر یک خبره  در سازمان معنی پیدا می‌کند. بر خلاف کلاس‌های درسی، شاگرد تمرین‌های عملی را تحت نظارت و راهنمای استاد انجام می‌دهد. برنامه‌های رسمی استاد-شاگردی یک راهکار برای استمرار انتقال دانش هستند. در ناسا، این ابزار بصورت رسمی در طی چندین سال بکار گرفته شده و شامل جلسات، آموزش و ارزیابی استادان بوده است. با این وجود استاد-شاگردی بصورت غیر رسمی نیز می‌تواند رخ دهد. رویه غیر رسمی می‌تواند شامل در اختیار گذاشتن راهنما برای نیروی جدید و یا تشویق وی برای یافتن استاد باشد. بهرحال سازمان‌ها بدنبال ارتباطات رسمی برای آموزش سریع و کارای نیروی جدید هستند. استاد-شاگردی یک فرایند کلیدی برای مدیریت دانش محسوب می‌شود، زیرا علاوه بر انتقال دانش ضمنی، به نیروی جدید (شاگردان) کمک می‌کند تا به عنوان عضوی از سازمان پذیرفته می‌شوند
 یک استاد می‌بایست ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
• خبرگی
• آشنایی با سازمان، رویه‌ها و فرهنگ
• علاقه‌مند به راهنمایی و آموزش
• توانمند برای ایجاد انگیزه
• داشتن مهارت‌های ارتباطی
• متعهد به زمان و منابع




مرور پس از اقدام (After Action Review)


مرور پس ازاقدام، ارزيابى روند و اقدامات صورت گرفته می‌باشد که بعد از اتمام پروژه يا يك فعاليت مهم با برگزاری جلساتی اجرا می‌شود و به اعضاى تيم و رهبران تيم اين امكان را می‌دهد كه به كشف و يادگيرى درباره آ نچه رخ داده، دلايل آن، ارزيابى مجدد مسير اجرا، مرور و بازنگرى موفقيت‌ها و چالش‌ها بپردازند. برای بکارگیری این ابزار، نیازمندی‌هایی وجود دارد:


• فضا و ابزارهاى مناسب براى برگزارى جلسه
• اختصاص زمان كافى و مناسب
• تسهيل كننده براى شكل دادن و هدايت گفتگو (تسهیل‌گر بايد دانش مربوط به فعاليت/پروژه را داشته باشد و ترجيحا بطور مستقيم درگير پروژه نبوده باشد زيرا وى مسئوليت هم افزايى و راهنمايى را بر عهده دارد نه افزودن به بحث.
• نويسنده براى تضمين تهيه مستند تفصيلى از جلسه


AAR بدنبال يافتن پاسخ براى 5 سؤال كليدى است:
1. قرار بود چه چيزى رخ دهد؟
2 . واقعيت چه بود؟
3 . چه كارهايى خوب پيش نرفت؟
4 . چه كارهايى خوب پيش رفت؟
5 . چه چيزى بايد در آينده تغيير كند؟




خبره‌یاب

برای بهبود فرایندهای سازمان و کاهش دوباره‌کاری‌ها، دانستن این‌که چه کسی چه‌چیزی می‌داند بسیار ارزشمند و کمک کننده است و امروزه به یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت دانش تبدیل شده است. زمانی‌که  سازمان با تعداد زیادی نیروی انسانی روبروست، پیدا کردن دانش درست در سازمان مشکل می‌شود و گاهی منجر به اختراع دوباره چرخ بدلیل ناآگاهی از دانش و تخصص کارکنان می‌شود.
خبره‌یاب (او چه کسی است) یک ابزار فناوری اطلاعات است که استفادها کارا و موثر و یا اشتراک دانش موجود را از طریق ایجاد ارتباط میان صاحبان دانش و متقاضیان دانش فراهم می‌کند. گاهی سیستم به ایجاد تیم‌ها/پروژه‌های جدید از طریق یافتن خبرگان مورد نیاز کمک می‌کند. خبره یاب می‌تواند به سادگی صفحات زرد باشد و یا با داشتن امکاناتی مانند جستجوی اتوماتیک خبرگی پیچیده باشد.
زمانی که در سازمان نسبت به دانش افراد آشنایی وجود دارد (چه کسی چه چیزی می‌داند)، نیازی به ایجاد سیستم خبره‌یاب نیست. اما زمانی که از مهارت‌ها و تخصص کارکنان سازمان اطلاعاتی وجود ندارد، یک سیتم خبره‌یاب می‌تواند مفید واقع شود.
گام‌های زیر برای طراحی و پیاده‌سازی یک سیستم خبره‌یاب پیشنهاد می‌شود:


1. تعریف اهداف مدیریت دانش
2. تعریف رابط کاربری
3. ثبت تخصص کاربران
4. حفظ و توسعه سیستم




بازی‌سازی (Gamification)


بازی سازی، بکارگیری مکانیزم بازی و روانشناسی برای ایجاد رفتار مشخص در گروه هدف است. بسیاری از سازمان‌ها سیستم‌های امتیازی، مسابقه، اسکوربرد و ... را برای افزایش مشارکت کارکنان در فرآیند کسب و کار مانند یادگیری و توسعه، نوآوری و حتی مدیریت دانش بکار می‌گیرند.
بازی‌سازی یکی از ابزارهایی است که در جهت تشویق کارکنان به تعامل و همکاری می‌توان از آن بهره گرفت. می‌توان بازی‌سازی را بکارگیری مولفه‌های بازی و تکنیک‌های بازی سازی در فضایی غیر از فضای بازی مانند آموزش، سلامتی، و در حوزه مدیریت دانش برای تغییر رفتار کارکنان مانند بهبود اشتراک دانش و همکاری نام برد.
بدون طراحی مناسب، بازی‌سازی به شکست می‌انجامد. برای اجرای موفق بازی سازی موارد زیر را باید در نظر داشت:


• توجه به تمام ابعاد هدف
• تمرکز بر رفتار و نه فعالیت‌ها
• شروع با یک پایلوت کوچک
• در نظر گرفتن پاداش‌های منطقی
• در نظر گرفتن اصول اخلاقی بازی


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت