پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

تأثیر متقابل رویکردها و ابزارهای فناورانه مدیریت دانش در سال 2016




تأثیر متقابل رویکردها و ابزارهای فناورانه مدیریت دانش در سال 2016



امیر خسروانی
سردبیر و مدیر ارشد پروژه
مشاوران توسعه آینده


کسب‌وکار، در اصل، مجموعة گسترده‌ای از دانش و اطلاعات است و آن چیزی است که موجب خلق کالاها و خدمات بهینه می‌شود. دانش کسب‌وکار به صورت شبکه‌ای از بینش‌ها و ایده‌ها که توسط کارکنان به اشتراک گذاشته می‌شود، تعریف می‌گردد و در مستندات، دستورالعمل‌ها، راهنماها، لیست‌ها، پایگاه‌های داده، یادداشت‌ها و فایل‌ها نهفته است. ذهن اعضای تیم‌های کاری و همچنین تخصص و تجربه‌ای که برای تسهیل کسب‌وکار بدان نیاز داریم نیز در محدودة دانش کسب‌وکار می‌گنجد. به واقع می‌توان به این نتیجه رسید که دانش قدرت است و هنگامی‌که به درستی مورد استفاده قرار گیرد، یک سازمان موفق و نمونه را به وجود می‌آورد. فناوری تا به حال، تأثیر فوق‌العاده‌ای بر مدیریت دانش داشته است و الهام‌بخش توسعة بسترهای نرم‌افزاری قدرتمندی بوده است که به نوبة خود، استراتژی مدیریت دانش را تقویت کرده‌اند. بنابراین نرم‌افزار مدیریت دانش، در پاسخ به خواسته‌ها و چالش‌های جدید، همچنان به تکامل خود ادامه می‌دهد. در ادامه به 15 پدیدة نوظهور مدیریت دانش (در سال 2016) که چهرة نرم‌افزار مدیریت دانش را تغییر داده است، اشاره می‌کنیم.



344-lg.jpg




1- ادغام رسانه‌های اجتماعی در نرم‌افزارهای مدیریت دانش

رسانه‌های اجتماعی روش استفاده از اینترنت را متحول کرده‌اند. صاحبان کسب‌وکار در کنار کار روزمرة خود از فیس‌بوک و توئیتر به منظور به اشتراک گذاری داستان‌های شخصی، تبلیغ و توسعه محصولات و خدمات خود و همچنین ارتباط وسیع‌تر با مخاطبان، استفاده می‌کنند. وب‌سایت‌های شبکة اجتماعی ابزار بسیار مؤثری برای بازاریابی و ارتباطات هستند و استفاده از آن‌ها نیز بسیار ساده است. به عنوان یک نتیجه عنصر "شبکة اجتماعی" می‌تواند با انواع مختلف نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی از جمله نرم‌افزارهای مدیریت دانش یکپارچه‌سازی شود. هنگامی‌که مؤلفه‌های رسانه اجتماعی با نرم‌افزار مدیریت دانش مخلوط می‌شوند، کار روزانه آسان‌تر می‌شود و پرسنل سازمان می‌توانند به طور مستقیم با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و تعامل مؤثرتری داشته باشند. بنابراین عناصر شبکه اجتماعی به عنوان "ماهیت" یا "طبیعت دوم" نرم‌افزارهای مدیریت دانش به شمار می‌روند.



communifire km software.png




2- بلوغ و کارایی بیشتر ابزارهای جستجو و نمایه‌سازی

ابزار جستجو قابلیتی حیاتی را به نرم‌افزارهای مدیریت دانش می‌افزاید که عملکرد آن عمدتاً به نمایه‌سازی مؤثر بستگی دارد. نمایه‌سازی (Indexing) عبارت‌است از سازماندهی نتایج جستجو به گونه‌ای که انسجام و ارتباط آن‌ها با یکدیگر حفظ شود. نرم‌افزارهای کسب‌وکار اجتماعی که مبتنی بر اینترانت هستند (همانند نرم‌افزار مدیریت دانش)، بسیار بر قابلیت جستجوی قدرتمند تکیه می‌کنند تا از عملکرد آن در زمان اوج استفاده از نرم‌افزار، اطمینان یابند. همزمان با رشد، توسعه و بلوغ نمایه‌سازی در جستجوی آنلاین، کاربران قادرند با سرعت بیشتری به بازیابی فایل‌ها و اسناد مورد نظر خود اقدام ورزند که به نوبة خود باعث افزایش بهره‌وری سازمانی خواهد شد.



fa60cf63.jpg




3- تعامل سازمانی آسان‌تر شده و از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود

تعامل موجب تسهیل فرآیندهای کسب‌وکار می‌شود، اما برقراری تماس مستقیم میان اعضای تیم خود می‌تواند چالش‌برانگیز باشد؛ به خصوص مواقعی که کارکنان به صورت از راه دور کار می‌کنند. خوشبختانه در حال حاضر، جنبه‌های تعاملی سیستم‌های مدیریت دانش بیشتر از هر زمان دیگر پیشرفت نموده است و همان‌طور که در نرم‌افزارهای اجتماعی مبتنی بر اینترانت دیده می‌شود، کاربران به راحتی قادرند با اسناد کار کرده و به طور همزمان با یکدیگر در ارتباط باشند.



workplace-collaboration.jpg




4- فناوری‌های مرتبط تلفن‌های همراه نقشی محوری ایفا می‌کنند و پیشرو هستند


در عصر فناوری، کافی است به اطراف هر مرکز خرید یا هر کافی‌شاپ نگاهی بیاندازیم تا حداقل چندین نفر را بیابیم که به گوشی‌های همراه و تبلت‌های خود خیره شده‌اند. فناوری‌های همراه به اصلی‌ترین ابزار دسترسی به وب، چه برای افراد عادی و چه متخصصان و کارشناسان تبدیل شده است. فناوری‌های همراه باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شده و بنابراین انتظار می‌رود نرم‌افزارهای مدیریت دانش به زودی با فناوری‌های همراه ترکیب شوند به گونه‌ای که این دو از یکدیگر قابل تفکیک نباشند. بدین ترتیب اعضای سازمان بدون آن‌که مجبور به حضور فیزیکی در شرکت باشند، می‌توانند به سیستم مدیریت دانش سازمان دسترسی پیدا کنند. فروشندگان نرم‌افزارهای اجتماعی مبتنی بر اینترانت، از این پس باید اطمینان حاصل کنند که نرم‌افزار آنان بدون مشکل بر روی سیستم عامل موبایل و تبلت کار می‌کند.



mobile - tablet.png




5- تصاویر جایگزین ارقام و متن خواهد شد


نسخه‌های اولیة نرم‌افزارهای مدیریت دانش، بیشتر بر مبنای فهرست‌های طولانی و فایل‌های نوشتاری استوار بوده و عملکردی منقطع داشتند. تصاویر و آیکون‌های جذاب تقریباً در آن وجود نداشت. کاربران مجبور بودند با جستجو در میان خطوط نوشتاری متراکم، اطلاعات و دانش مورد نظر خود را بیابند. پس از آن‌که جنبه‌های بصری نرم‌افزار مدیریت دانش تکامل یافت، نسل‌های بعدی این نرم‌افزارها به طور فزاینده بر تصاویر متکی بوده و به کاربران کمک می‌کنند تا به راحتی صفحات وب را ورق بزنند. لیست‌های طولانی از داده‌ها و متون، جای خود را به تصاویر داده و جستجوی فایل‌ها و اسناد را آسان‌تر می‌کند.



communifire km software visual.png




6- یکپارچه‌سازی فرآیندهای خارجی


امروزه بسیاری از کارشناسان و متخصصان، میان انبوهی از نرم‌افزارهای ارتباطی، برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه، ایجاد محتوا و فعالیت‌های دیگر، خود را سرگردان می‌بینند و نیاز دارند با تمام این نرم‌افزارها کار کنند تا مسیر حرفه‌ای و شغلی خود را به پیش ببرند. این‌گونه فرآیندهای بیرونی همواره لازم است؛ اما بدان معنا نیست که این فرآیندها می‌توانند جای مدیریت دانش را بگیرند. نرم‌افزارهای اجتماعی مبنتی بر اینترانت، نیاز به وارد شدن و نقل مکان میان اپلیکیشن‌های کاربردی مختلف را حذف می‌کند و در نتیجه کاربران می‌توانند از طریق یک مجموعة یکپارچه تمامی فرآیندهای کاری خود را در یک فضای مناسب، مدیریت نمایند.



brain.png




7- مشارکت و تعامل کاربران افزایش می‌یابد

اعضای هر سازمان به طور جدی در تلاش‌اند تا از طریق به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و عقاید خود، به سازمان کمک کنند. مدیریت دانش در حال تغییر و تحول از فضای کنترل به فضای تسهیل و زمینه‌سازی انجام اقدامات است به گونه‌ای که تیم‌های کاری قادر باشند دانش و اطلاعات خود را به صورتی ارگانیک و پویا با یکدیگر به اشتراک بگذارند. نرم‌افزارهای مدیریت دانش به منظور تشویق این تعامل، به انعطاف‌پذیری و فراگیر نمودن مجوزها و سطوح دسترسی در ماژول‌های مختلف نرم‌افزار روی آورده‌اند.



history-collaboration-software.jpg




8- مدیریت دانش و ایجاد محتوا (خلق دانش)، باید به موازات یکدیگر پیش روند


محتواهایی نظیر وبلاگ‌ها و مقالات منتشر شده در آن‌ها، ابزاری ضروری برای بازاریابی به شمار می‌روند. سازمان‌ها به طور منظم به تولید محتوای جدید اقدام می‌ورزند تا با افزایش نیاز و تقاضا برای دانش و اطلاعات همگام شوند. نرم‌افزار مدیریت دانش این امکان را فرآهم می‌کند تا کاربر همزمان با خلق محتوا به تگ کردن، اشتراک و سازمان‌دهی آن‌ها نیز بپردازد. چنین محیطی به کاهش سردرگمی کمک می‌کند و باعث می‌شود مدیریت دانش به فرآیندی تعاملی و جذاب تبدیل شود.



knowledge_creation1.jpg




9- تقسیم‌بندی فضاها بسیار مفید است

سیستم مدیریت دانش یک انجمن اجتماعی است که در آن دارایی‌های اطلاعاتی و دانشی به اشتراک گذاشته شده، تصفیه و سازمان‌دهی می‌شود. هر چند سازمان‌ها اغلب در دوران رشد سریع و موفقیت خود، دچار سرریز اطلاعات (Information overload) می‌شوند به گونه‌ای که پیدا کردن راه‌حل و اصلاح معضلات برایشان بسیار دشوار می‌شود؛ اما نرم‌افزار مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌کند که دانش و اطلاعات به فضاهای اجتماعی متعدد تقسیم‌بندی شده و به عنوان مثال تیم بازاریابی سازمان دیگر مجبور نخواهد بود اسناد و مدارک مرتبط با حسابداری یا پشتیبانی فنی را برای یافتن اطلاعات بازار مورد جستجو قرار دهد. بنابراین ویژگی تقسیم‌بندی، نقش بسیار مهمی در آیندة نرم‌افزارهای اجتماعی اینترانت‌محور و مدیریت دانش ایفا خواهد کرد.




10- رابط کاربری (User Interface) جذاب و کاربرپسند

نقطة تماس میان اعضای سازمان و سیستم مدیریت دانش، رابط کاربری نرم‌افزار است. رابط کاربری دقیقاً همان چیزی است که پرسنل هنگام ورود به نرم‌افزار مشاهده می‌کنند و به طور مستقیم بر نحوة منتقل شدن کاربران از یک صفحه به صفحة دیگر نرم‌افزار و تجربه و دریافت آنان از سیستم تأثیر می‌گذارد. رابط کاربری که به خوبی طراحی شده باشد، موجب تشویق و ترویج استفادة مناسب از سیستم شده و برعکس رابط کاربری شلوغ و گیج‌کننده باعث ناامیدی پرسنل و کاهش مراجعه به سیستم خواهد شد. تیم‌های توسعة نرم‌افزار زمان و هزینة زیادی را صرف طراحی رابط کاربری با جلوه‌های بصری جذاب می‌کنند و یک رابط کاربری درجه یک و بسیار شیک، عنصر اصلی در تداوم استفاده از نرم‌افزار است.



UserInterface.png




11- نرم‌افزارهای مدیریت دانش موجب ارتباط با مشتری می‌شود

درحالی‌که فرآیندهای کسب‌وکار هر روزه گسترده‌تر و جامع‌تر می‌شوند، نرم‌افزارهای مدیریت دانش در حال توسعة رویکردی بهتر و قوی‌تر نسبت به ذینفعان هستند به گونه‌ای که فروشندگان، تولیدکنندگان، مشتریان و کارفرمایان را با یکدیگر مرتبط می‌سازد. نسخه‌های جدید نرم‌افزارهای مدیریت دانش امکان یکپارچه‌سازی دانش ذینفعان خارجی با واحدهای داخلی سازمان را به وجود می‌آورد و طرف‌های خارجی و داخلی می‌توانند به راحتی دانش و اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند. علاوه بر این همزمان با ظهور چالش‌ها و راه‌حل‌های جدید، به روز رسانی مداوم و خودکار نیز نقش تعیین کننده‌ای در تداوم استفاده از نرم‌افزارها دارد. مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت دانش و کلاً نرم‌افزارهای اجتماعی مبتنی بر اینترانت، همواره در حال تغییر و تحول‌اند و با هر به‌روز رسانی بهبود می‌یابند. تعجب‌آور نخواهد بود اگر در آینده ترفندهای شگفت‌انگیزی برای بهبود هرچه بیشتر آن‌ها به کار برده شود.



customer-relationship management.png




12- سفارشی‌سازی و کارایی نرم‌افزارهای KM بیشتر خواهد شد

گزینه‌های متعددی که نرم‌افزارهای مدیریت دانش مبتنی بر شبکه‌های اجتماعی ارائه می‌کنند مانند شاه‌کلیدی است که عملاً با نیازهای هر سازمانی متناسب است. اما هر سازمان به نوبة خود یکتا و منحصر به فرد است و بنابراین به نرم‌افزار مدیریت دانشی نیاز داریم که متناسب با نیازهای تک‌تک سازمان‌ها باشد. بنابراین در کنار ارائة محصولی کامل و عمومی، سفارشی‌سازی نیز برای موفقیت در پیاده‌سازی نرم‌افزار امری حیاتی است. همزمان با تکامل نرم‌افزارهای مدیریت دانش و افزوده شدن گزینه‌های مختلف به آن‌ها، این نرم‌افزار این نرم‌افزارها همچنان قابلیت سفارشی‌سازی خود را حفظ نموده و اجازه می‌دهند راه‌حل‌هایی که به بهترین وجه با رشد سازمان همراستا است را شناسایی و اجرا نمود. شاید این قابلیت یکی از مهمترین تغییراتی باشد که مدیریت دانش در سال 2016 بر نرم‌افزارهای KM اعمال کرده است.



pm-pundit-project-.jpg




13- پشتیبانی از مشتری به صورتی یکپارچه ادامه خواهد یافت

پشتیبانی و حمایت از مشتری برای هر سازمان امری بسیار حیاتی است. از آن‌جا که نرم‌افزار مدیریت دانش اسناد و مدارک مرتبط با محصولات و خدمات را در خود جای می‌دهد، یک پلتفرم ایده‌آل برای خدمت‌رسانی به مشتری محسوب می‌شود. یکپارچه‌سازی خدمات مشتری به صورتی کامل و دقیق در نرم‌افزار مدیریت دانش صورت می‌گیرد و این مسئله همیشه یکی از مهمترین چالش‌ها پیش روی سازمان‌های مشتری‌مدار بوده است.



david_dubois_integrating_digital_intelligence_into_brand_strategy.jpg




14- خطاها و مشکلات موجود در هر یک از زیرسیستم‌ها به آسانی شناسایی و مرتفع می‌شود


صرف‌نظر از اینکه یک سیستم مدیریت دانش چقدر خوب طراحی شده باشد، اشکالات، باگ‌ها و مسائل دیگر گاهی از اوقات در سیستم بروز می‌کند. ترفندی که برای مبارزه با این معضلات پیشنهاد می‌شود این است که خطاها با بیشترین سرعت ممکن ردیابی و شناسایی شوند. بدین منظور اکثر نرم‌افزارهای مدیریت دانش، به سامانه تیکتینگ (گزارش آنلاین خرابی) و پشتیبانی از مشتریان فقط به منظور رفع این‌گونه مسائل مجهز شده‌اند. هنگامیکه یکی از کارکنان، مشتریان یا فروشندگان از بروز اشکال یا مسئله‌ای در سیستم آگاه می‌شوند، قادر خواهند بود فوراً یک تیکت برای مدیر نرم‌افزار باز کنند و معضل به وجود آمده را گزارش کنند. این بهبودهای مبتنی بر جنبه‌های اجتماعی، نرم‌افزار را در اوج عملکرد و کارایی خود نگاه می‌دارد و تعامل کاربران را افزایش می‌دهد.



ticket.png


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت