پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

مدیریت تغییر- سازمان‌ها تغییر نمی کنند_ بلکه افراد هستند که تغییر می کنند!




مدیریت تغییر: سازمان‌ها تغییر نمی کنند، بلکه افراد هستند که تغییر می کنند!





سارا کرمی
کارشناس ارشد مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده




هنگامی که سازمان شما پروژه یا راهکاری را جهت بهبود عملکرد آغاز می‌کند، افراد فرصت‌هایی را به چنگ آورده و یا موضوعاتی اساسی را مطرح می‌کنند. این دست پروژه‌ها اغلب مستلزم تغییراتی هستند؛ تغییراتی در فرایندها، نقش‌های شغلی، ساختارهای سازمانی و استفاده از تکنولوژی. هرچند، در واقع این کارکنان سازمان شما هستند که در نهایت باید تغییر کنند تا وظایف شغلی خود را به سرانجام برسانند. اگر این افراد در مراحل تغییرات شخصی خود ناموفق باشند، این راهکارها با شکست مواجه خواهند شد. اگر کارکنان تغییرات مورد نیاز برای انجام راهکارها را پذیرفته و با تغییرات سازگار شوند، آنگاه نتایج مورد انتظار حاصل از پروژه‌ها محقق خواهند شد.




مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر خط مشی است که نحوه آماده‌سازی، مجهز کردن و حمایت از افراد جهت سازگاری موفق با تغییرات را فراهم می‌کند تا موفقیت سازمانی حاصل گردد. مدیریت تغییر یک رویکرد ساختاریافته برای حمایت از افراد در سازمان ارائه می‌کند تا از وضعیت کنونی‌شان به وضعیت آتی گذار یابند.



change.jpg




سه سطح از مدیریت تغییر




•مدیریت تغییر فردی

با اینکه مقاومت افراد در برابر تغییر، یک واکنش فیزیولوژیکی و روانشناسی طبیعی است، اما ما انسان‌ها مخلوقاتی سازگار و انعطاف‌پذیر هستیم. هنگامی که در مراحل مختلف تغییر مورد حمایت و پشتیبانی قرار گیریم، می‌توانیم به طرز شگفت‌آوری با تغییرات پیرامون خود سازگار شویم.
مدیریت تغییر فردی مستلزم شناخت شیوه تجربه تغییر در افراد و آنچه که آنها برای تغییر موفق نیاز دارند، می‌باشد. همچنین به شناخت آنچه که به افراد کمک می‌کند تا گذار موفقی در تغییر داشته باشند نیز نیاز است؛ از قبیل اینکه افراد به شنیدن چه پیام‌هایی و از زبان چه کسی نیاز دارند، زمان بهینه برای آموزش یک مهارت جدید به یک فرد چه موقع است، نحوه همراهی با افراد جهت نشان دادن رفتارهای جدید چیست، و اینکه چه چیزهایی باعث نهادینه شدن تغییر در کار افراد می‌شود. مدیریت تغییر فردی وابسته به قوانین روانشناسی و علم اعصاب است تا از چارچوب‌های عملی برای تغییر فردی استفاده کند.






•مدیریت تغییر با نگاهی به درون سازمان

اگرچه تغییر در سطح افراد سازمان رخ می‌دهد، اما اغلب اداره تغییر در تک تک افراد برای تیم پروژه غیرممکن است. مدیریت تغییر با نگاهی به درون سازمان گام‌ها و دستورالعمل‌هایی را در سطح پروژه ارائه می‌دهد که از صدها یا هزاران نفر از افرادی که تحت تاثیر پروژه هستند حمایت کند.
مدیریت تغییر درون سازمانی در مرحله اول شامل شناسایی گروه‌ها و افرادی است که به دلیل آغاز پروژه تغییر، خود به تغییراتی نیاز دارند. در مرحله بعد برنامه‌ای تنظیم می‌کند تا از اطلاع‌رسانی، رهبری، مربی‌گری و آموزش افراد تحت تاثیر پروژه تغییر اطمینان حاصل نمایند. تحولات فردی موفق باید مهمترین نقطه تمرکز فعالیت‌ها در مدیریت تغییر با نگاهی به درون سازمان باشد.
مدیریت تغییر با نگاهی به درون سازمان مکملی برای مدیریت پروژه شماست. مدیریت پروژه نسبت به مورد پذیرش واقع شدن، سازگاری و به‌کارگیری راهکار پروژه شما اطمینان حاصل می‌نماید.






•مدیریت تغییر با نگاه برون سازمانی


مدیریت تغییر با نگاه برون‌سازمانی یک شایستگی محوری سازمانی است که تمایز رقابتی و توانایی سازگاری اثربخش با دنیای دائم در حال تغییر را فراهم می‌کند. یک قابلیت مدیریت تغییر با نگاه برون‌سازمانی در نقش‌ها، ساختارها، فرایندها، پروژه‌ها و شایستگی‌های رهبری سازمان نهادینه شده است. فرآیندهای مدیریت تغییر به طور منسجم و اثربخش در راهکارهای سازمانی به‌کار می‌رود، رهبران دارای مهارت‌هایی هستند تا تیم خود را در راستای اهداف مدیریت تغییر راهنمایی کرده و کارکنان نیز توجیه شده‌اند که برای موفقیت در پروژه تغییر چه سؤالاتی بپرسند.
نتیجه نهایی یک قابلیت مدیریت تغییر با دیدگاه برون‌سازمانی این است که افراد هرچه سریع‌تر و بهتر تغییر را پذیرفته، و سازمان‌ها قادرند به سرعت به تغییرات بازار پاسخ داده، راهکارهای استراتژیک را پذیرفته، و سریعاً با فناوری‌های جدید منطبق ‌شوند. به‌گونه‌ای که کمترین اثر را بر بهره‌وری آنها داشته باشد. این قابلیت اتفاقی بدست نیامده، و مستلزم یک رویکرد استراتژیک برای نهادینه‌سازی مدیریت تغییر در سراسر سازمان است.



2d4fdf6.jpg




اهمیت مدیریت تغییر در مدیریت دانش


تغییرات سازمانی شامل یک یا چند مورد از تغییرات استراتژیک، ساختاری، تکنولوژیکی و عملیاتی هستند. مدیریت دانش به نوعی تمامی این تغییرات را دربرمی‌گیرد، که این موضوع علت اهمیت داشتن یک استراتژی جامع و کامل برای مدیریت تغییر هنگام پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش را نشان می‌دهد. عدم وجود یک استراتژی مدیریت تغییر، یکی از دلایل شکست اجرای مدیریت دانش در سازمان است.
دانش در سازمان توسط افراد جذب می‌شود، درنتیجه سازمان برای تغییر افرادی که بخشی از آن هستند، باید بر روی نیازهای لازم در راستای تغییر رفتاری تمرکز نماید. یک استراتژی مدیریت تغییر اثربخش باید جنبه‌های رفتاری افراد را به آنها نشان داده و ایشان را برای پذیرش تغییر برانگیزاند.
بر اساس نتایج بدست آمده از تحقیقات پیشین، معرفی فناوری جدید تاثیر بسیاری بر سازمان، زندگی کاری و رفتار کارکنان دارد. پروژه‌های مدیریت دانش نیز سازمان‌ها را دچار تغییر می‌کنند؛ مطرح نمودن یک راهکار مدیریت دانش مستلزم تغییر روند کاری روزمره، رفتار و اغلب فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. از سوی دیگر کارکنان اغلب در مقابل تغییر مقاومت می‌کنند، زیرا آنها به فرآیندهای رایج کاری و رفتاری خود، خو گرفته‌اند. 




ارتباط مدیریت دانش و مدیریت تغییر

دانش منبعی ارزشمند برای توانمند ساختن سازمان‌ها در جهت نوآوری و رقابت است. این دانش در میان کارکنان و همچنین از طریق حس همجوشی میان آنان به وجود می‌آید. فرایند مدیریت دانش شامل خلق دانش، ارزشیابی دانش، ارائه دانش، توزیع دانش، و کاربرد دانش است. برای تبدیل دانش به یک کالای سرمایه‌ای، سازمان‌ها ‌باید در جهت ایجاد تعادل میان فعالیت‌های مدیریت دانش بکوشند. ولی موانع متعددی برسر راه خلق و به‌کارگیری دانش در سازمان‌ها وجود دارد. وظیفه مدیریت دانش آن است که این موانع را شناسایی و برای برطرف‌کردن آن‌ها چاره‌اندیشی کند.
شرکت تلکام ویژن اندونزی به منظور پیاده‌سازی مدیریت دانش و همچنین استقرار نرم‌افزار مربوطه چارچوبی برای تدوین استراتژی‌های مدیریت تغییر طراحی نمود تا تضمین‌کننده اجرای موفق مدیریت دانش در شرکت باشد. این چارچوب عمدتاً متمرکز بر تفکر سیستمی، نظریه پذیرش فناوری و مدل مدیریت تغییر کرت-لوین است.


تفکر سیستمی راهی برای فکر کردن همچون یک سیستم است که نگاهی کل‌نگر به پیرامون خود دارد. تفکر سیستمی همچنین می‌تواند ابزاری برای یافتن الگوها و روابط میان سیستم‌های فرعی بوده و تغییر یا تقویت الگوها به‌منظور رسیدن به نتایجی خاص را آموزش دهد. مفهوم اصلی در تفکر سیستمی تفکر رو به عقب و طراحی سازمان است که باید با توجه به آینده مورد نظر سازمان تطابق یابد. تفکر سیستمی در گام اول با استفاده از یک روش ساده و کارا و تمرکز بر پیامدهای مطلوب به فرایند حل مسائل پیچیده کمک کرده و در گام بعدی با تفکر رو به عقب تعداد روش‌هایی که جهت دستیابی به اهداف مورد نیاز است را شناسایی می‌کند. فازهای انجام شده در تفکر سیستمی شامل محیط، خروجی‌ها، بازخورد، ورودی‌ها و دستاوردهای عملیاتی است.
کرت-لوين يک مدل سه مرحله‌اي براي تغيير ارائه کرده است که چگونگي آغاز، مديريت و تثبيت فرایند تغيير را توصيف مي‌کند. قبل از ‏بررسي هر مرحله بهتر است که مفروضات اين مدل را مطالعه کنيم.‏


1. فرایند تغيير صورت نمي‌گيرد مگر آنکه انگيزشي براي تغيير وجود داشته باشد.‏
2. فرایند تغيير شامل يادگيري چيزي جديد است.‏
3. افراد، کانون تغييرات سازماني هستند.‏
4. مقاومت در برابر تغيير وجود خواهد داشت.‏
5. تغيير اثر بخش نيازمند تقويت است.‏



مراحل:

• خروج از انجماد: اين مرحله بر ايجاد انگيزش و آمادگي براي تغيير تاکيد مي کند.‏
• تغيير: در اين مرحله بايد اطلاعات جديد ، الگوي رفتاري جديد، براي کارکنان فراهم آورد.‏
• انجماد مجدد: تغيير در حين فراگرد تثبيت به کمک کارکنان با تلفيق رفتارها و نگرش‌ها تغيير يافته با شيوه‌هاي عادي انجام ‏کارهايشان پايدار مي‌شود.




چارچوب استراتژی‌های مدیریت تغییر برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در تلکام ویژن


شرکت تلکام‌ویژن جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش، برای ایجاد تغییر در فرهنگ سازمانی استراتژی‌های مدیریت تغییر را با توجه به شرایط شرکت تدوین نمود. شکل 1 گام‌های تدوین استراتژی مدیریت تغییر این شرکت است.



شکل 1  چارچوب استفاده شده.png


شکل1. چارچوب استفاده شده برای تدوین استراتژی‌های مدیریت تغییر جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش




تفکر سیستمی، ماتریس SWOT، نقاط کلیدی موفقیت، روش آنالیز SKEPTIC و مدل پذیرش فناوری جهت تدوین استراتژی‌های مدیریت تغییر پیشنهاد شده‌اند. تئوری سه‌مرحله‌ای کرت-لوین برای گروه‌بندی استراتژی‌های به‌دست آمده طی این سه مرحله ارائه شده که مدیریت می‌تواند در راستای اجرای مدیریت دانش از آنها استفاده کند. فرایند تحلیل سلسله مراتبی نیز برای اولویت‌بندی استراتژی‌ها از منظر برنامه‌ریزی و زمانبندی استفاده شده است.
بر اساس رویکرد تفکر سیستمی، شرکت تلکام ویژن اندونزی در زمان تصمیم‌گیری جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش مشخص کرد که زمان آغاز طرح، طی دو سال آینده بوده و حدوداً 5 سال به طول خواهد انجامید. این بازه دو ساله جهت انجام تحقیقاتی برای انتخاب واحد متولی مناسب در سازمان، بررسی زیرساخت‌های فناوری مورد نیاز و علل نیاز به مدیریت دانش در نظر گرفته شد. به این منظور مصاحبه‌هایی صورت گرفته که عوامل متعددی از جمله وضعیت اجتماعی-جغرافیایی، رقابت، اقتصادی، زیست‌محیطی، سیاسی، فناوری و منظر مشتری مورد بررسی قرار گرفت. این تحقیقات مرحله اول چارچوب یعنی بررسی فرصت ها و تهدیدها و تحلیل آینده مطلوب مورد نظر برای سازمان را در بر می‌گیرد.


مرحله بعدی اهداف و معیارهای موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش را تعریف می‌کند. با توجه به مرور ادبیات موضوع، نیازهای سازمانی و مصاحبه‌های صورت گرفته با بخش IT، اهداف مدیریت دانش مشخص شده و بر این اساس فرایندهای مدیریت دانش مورد نیاز: کشف دانش، کسب دانش، و به‌اشتراک‌گذاری دانش طراحی شدند.
با شناسایی اهداف پیاده‌سازی مدیریت دانش، شرکت باید سنجه‌ها و عوامل کلیدی موفقیت را نیز جهت ارزیابی این اهداف تدوین نماید. که KPIها و CSF‌ها به عنوان عوامل تعیین‌کننده در موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش شناسایی شدند.


در مرحله بعد جهت ارزیابی وضعیت کنونی سازمان از منظر مدیریت دانش، بر اساس تفکر سیستمی شرایط داخلی سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد. که این کار از طریق مصاحبه با مدیران ارشد در بخش‌های مختلف و توزیع پرسشنامه انجام شد. مصاحبه‌ها با هدف شناسایی دیدگاه‌های مدیران درباره پیاده‌سازی مدیریت دانش انجام شد و محورهای مطرح شده در پرسشنامه نیز شامل دیدگاه مدیران، فرهنگ و زیرساخت‌های سازمان و فناوری بود. برای سنجش بر اساس مدل پذیرش فناوری، میزان مقاومت در برابر پذیرش تکنولوژی جدید مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت.  این پرسشنامه‌ها در میان 71 تن از 121 کارمند این شرکت توزیع و جمع‌آوری شد.
با بررسی تحلیل شرایط داخلی و کنونی شرکت، نقاط قوت‌وضعف شناسایی شده و با بررسی وضعیت آتی و مطلوب سازمان فرصت‌ها و تهدیدهای پیاده‌سازی مدیریت دانش در شرکت شناسایی خواهند شد. جدول زیر اهداف و سنجه‌های موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش را نشان می‌دهد.



جدول 1: اهداف و سنجه‌های موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش



جدول 1 اهداف و سنجه‌های موفقیت پیاده‌سازی مدیریت دانش.png




در ادامه پس از تحلیل شرایط بیرونی و درونی شرکت و تعریف اهداف و سنجه‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش، بحث تدوین استراتژی‌های مدیریت تغییر مطرح می‌شود. برای توسعه استراتژی‌های مدیریت تغییر، تحلیل SWOT به‌کار رفته که بدین‌وسیله نقاط قوت و ضعف با بررسی وضعیت درونی و فرصت و تهدیدها با بررسی وضعیت بیرونی شرکت مشخص شده‌اند. نتایج این تحلیل‌ها در جدول شماره 2 ارائه شده است.


 



جدول2. استراتژی‌های مدیریت تغییر شناسایی شده برای پیاده‌سازی مدیریت دانش


جدول2 استراتژی‌های مدیریت تغییر.png


پس از آن‌که استراتژی‌های مدیریت تغییر با استفاده از تحلیل SWOT تدوین شد، بر اساس مراحل مدیریت تغییر لوین با شرایط سازمان منطبق می‌شوند. و در نهایت با توجه به اولویت‌های مطرح در سازمان این استراتژی‌ها رتبه‌بندی خواهند شد. بر اساس نتایج به‌دست آمده از چارچوب پیشنهادی در شرکت تلکام ویژن اندونزی، سه استراتژی مهم جهت پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش ارائه شد که عبارتند از:


1. در مرحله خروج از انجماد: مهمترین استراتژی، تقویت حمایت مدیریتی و بهبود درک مزایای مدیریت دانش برای تمامی ذینفعان در شرکت است؛ به طوری که شهرت بیشتر شرکت در عموم را تضمین نماید.
2. در مرحله گذار و تغییر: مهمترین استراتژی تخصیص وقت کافی برای آموزش و یادگیری است، که به منظور آموزش کارکنان در سیستم مدیریت دانش باید مطابق با شرایط سازمانی باشد.
3. در مرحله انجماد: مهمترین استراتژی استقرار خط مشی‌هایی است که بین قوانین شرکت تناسب برقرار کرده و همچنین نمایندگانی را برای اجرای موفق فرایندهای مدیریت دانش تخصیص دهد.


 


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت