پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش - مدیریت دانش پروژه




ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش - مدیریت دانش پروژه



عالیه سلیمیان
مدیر تحقیق و توسعه
مشاوران توسعه آینده


در دو شماره گذشته، تعدادی از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه معرفی شدند. در این شماره قصد داریم با معرفی مفهوم مدیریت دانش پروژه، بکارگیری این ابزارها را در مدیریت دانش پروژه بررسی نماییم. چرا که پروژه‌ها از جمله محیط‌های دانش‌خیز در سازمان‌ها محسوب می‌شوند که کسب و بکارگیری دانش در آن‌ها می‌تواند عملکرد پروژه را تاحد زیادی بهبود ببخشد. 


کسب‌وکارها در پاسخگویی به چنین نیازهایی و حفظ مزیت رقابتی، نیاز به مدیریت مؤثر دانش حاصل از پروژه‌ها دارند. اگر دانش به‌ صورت کارا و مؤثر مدیریت شود، می‌تواند برای کاهش زمان پروژه، بهبود کیفیت پروژه و رضایت مشتری و کمینه کردن دوباره‌کاری‌ها تاثیرگذار باشد. بنابراین مدیریت دانش ضمنی و آشکار برای موفقیت پروژه در محیط پویا و متغیر امروزی یک ضرورت است. به‌کارگیری دانش حاصل از موفقیت و شکست برای پایداری بلند مدت و رقابت‌پذیری کسب و کار حیاتی است. یادگیری از تجربیات پروژه‌ها ممکن است به تشکیل انجمن‌های خبرگی درون سازمان و احتمالا بین سازمان‌ها بیانجامد که هدف آن ایجاد چرخه به‌کارگیری، ارزیابی، انتشار و خلق دانش است که برای دستیابی به این هدف به تغییر فرهنگ سازمانی نیاز است.


پروژه‌ها به‌دلیل ماهیت موقتی خود فاقد حافظه سازمانی هستند و در مقایسه با سازمان که از طریق ساختار و رویه‌ها برای مدیریت دانش پشتیبانی می‌شوند، مکانیزم طبیعی برای انتقال ندارند. بنابراین لازم است فرهنگی ایجاد شود که در آن دانش پروژه به‌صورت یک دارایی قابل انتقال مدیریت شود و برای بهبود پروژه‌های آتی به‌کار گرفته شود. اثربخشی چرخه مذکور بستگی به مکانیزم یادگیری در طی چرخه عمر پروژه دارد. یک ساختار مناسب، طرح تشویقی و فرآیندهای مدیریتی در شکل دادن دارایی‌های دانشی حیاتی و ضروری هستند. بنابراین برای مدیریت دانش پروژه نیاز به ایجاد رویه و ساختار مشخصی داریم. امروزه بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها افرادی را مسئول مدیریت دانش پروژه می‌نمایند تا از کسب، ذخیره و به اشتراک‌گذاری دانش حاصل از پروژه‌ها اطمینان یابند.


پروژه‌ها همواره می‌بایست در مدت زمان مشخصی به پایان برسند که سبب می‌شود به‌کارگیری و کنترل دانش به یک امر اجتناب‌ناپذیر تبدیل شود. بدون بهره‌گیری از دانش موجود، سازمان‌های پروژه‌محور مجبور به ارائه راه‌کارهایی برای هر مسئله می‌باشند که ممکن است راه‌کاری تکراری باشد که این به معنای صرف زمان مجدد برای مشکل تکراری است. بنابراین با اتخاذ رویکرد مناسب می‌توان با کسب دانش از پروژه‌های پیشین، عملکرد پروژه جاری را بهبود بخشید و با انتشار و به اشتراک‌گذاری دانش حاصل از اجرای پروژه، مسیر پروژه‌های آتی را هموارتر نمود که در نتیجه برنامه‌ریزی پروژه و اجرای آن بهبود یافته و تحویل‌دادنی‌ها با کیفیت مطلوبی به‌دست خواهد آمد. 
در دنیای رقابتی امروز، مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور تبدیل به یک پیش‌نیاز برای مزیت رقابتی پایدار شده است. بدون مدیریت دانش در چرخه عمر پروژه، دارایی‌های دانشی با اتمام پروژه از بین خواهند رفت و پروژه آتی بدون دسترسی به دارایی دانشی در مدت زمانی کوتاه‌تر و با کیفیتی مطلوب‌تر اجرا نخواهد شد.


به عنوان مثال فرض کنید فعالیت آزمایش یک ماهواره فضایی در حال اجراست. مدیر پروژه برخی از اطلاعات حاصل از نتایج آزمایش را دریافت می‌کند و با بررسی آن‌ها الگوهای احتمالی را شناسایی می‌نماید. با بررسی این الگوها، مدیر پروژه تصمیم به مراجعه کردن به پایگاه درس آموخته‌های سازمان می‌کند و تجربیات پیشین و مشابه در ارتباط با آزمون صورت گرفته را بررسی می‌کند. در اینجا مدیر پروژه با تحلیل اطلاعات و بهره‌گیری از تجربیات پیشین، راهکار مناسب را تعیین می‌کند و با اشتراک‌گذاری آن، دانش جدید در فرایندهای آزمون پروژه‌های آتی نهادینه می‌شود.


برای مدیریت دانش پروژه می‌توان فرایندهای شناسایی، تحلیل، مستندسازی، ذخیره و بازیابی (به‌کارگیری) دانش را در نظر گرفت که در شکل 1 نشان داده شده است.



فرآیندهای مدیریت دانش پروژه.png



شکل1: فرآیندهای مدیریت دانش پروژه





* شناسایی
پرسش سه سوال:
- چه چیزی را درست انجام دادیم؟
- چه چیزی را نادرست انجام دادیم؟
- روی چه چیزهایی باید بهبود ایجاد کنیم؟



* تحلیل

- ریشه‌یابی موفقیت و شکست
- شناسایی و تعیین بهبودهای فرآیندهای پروژه
- تعیین نیازهای آموزشی/ به‌روزرسانی برنامه‌های آموزشی
- تعیین درس آموخته‌‌های مناسب برای انتقال به سایر تیم‌ها و تعیین چگونگی ارتباط با آن‌ها و انتقال درس آموخته‌ها
  
* مستندسازی و ذخیره
- یادداشت‌های جلسات درس آموخته
- خلاصه‌ای از یافته‌ها
- گزارشات پیشین پروژه
- حفظ درس‌آموخته‎‌ها همراه با اسناد پروژه
- تهیه الگوی ثبت درس آموخته
- ایجاد پایگاه درس‌آموخته و دانش پروژه



* بازیابی (به‌کارگیری)
- مرور درس آموخته‌ها پیش از شروع پروژه جدید
- اشتراک اطلاعات با تیم پروژه
- وجود یک فرآیند رسمی در سازمان برای مرور درس آموخته‌ها


درس‌آموخته‌ها در مدیریت پروژه، همان بهترین تجربیات هستند. برای مثال ناسا سیستم اطلاعات درس‌آموخته  دارد که درس‌آموخته‌های مرتبط با مدیریت پروژه، طراحی سیستم و سایر حوزه‌ها در آن قرار گرفته است. کسب و به‌کارگیری دانش یک الزام برای تمامی پروژه‌های ناسا می‌باشد. اشتراک‌گذاری درس‌آموخته‌ها، استاد-شاگردی، برگزاری جلسات تبادل دانش و داستان‌های موفقیت برای نهادینه نمودن مدیریت دانش در فعالیت‌های کارکنان، از رویکردهای مورد استفاده در ناساست.




اهمیت مدیریت دانش در استانداردهای مدیریت پروژه


استانداردهای مدیریت پروژه همواره بر کسب، به اشتراک‌گذاری دانش و به‌کارگیری دانش تاکید دارند و به صراحت بیان می‌کنند پروژه بدون ثبت درس‌آموخته به پایان نمی‌رسد و دانش و درس‌آموخته‌ها، از تحویل‌دادنی‌های پروژه محسوب می‌شوند. مؤسسه PMI در گزارش خود نشان داده زمانی‌ که سازمان‌ها ارزش انتقال دانش پروژه را درک می‌کنند و بهترین تجربیات را اجرایی می‌کنند، خروجی‌های پروژه را به‌صورت پایدار و پیوسته بهبود می‌دهند و سازمان‌هایی که در انتقال دانش پروژه به‌خوبی عمل می‌کنند، خروجی پروژه را در حدود 35 درصد بهبود می‌دهند.



اهمیت مدیریت دانش پروژه در راهنماها و استانداردها.png



شکل 2: اهمیت مدیریت دانش پروژه در راهنماها و استانداردها




تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه

به‌منظور شناسایی، به‌اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش حاصل از پروژه‌ها ابزارها و تکنیک‌های مختلفی وجود دارد. دانش ضمنی و صریح پروژه می‌بایست با انتخاب تکنیک و روش‌های صحیح به‌درستی مدیریت شود و دانش‌های حاصل از پروژه به پایگاه دانش پروژه افزوده شوند. برخی از تکنیک‌ها که برای کسب دانش ضمنی پروژه به‌کار گرفته می‌شوند شامل موارد زیر می‌باشند: 


• انجمن‌های خبرگی
• ثبت تجارب در برگه مخصوص ثبت دروس آموخته
• درو کردن دانش توسط مشاوران دانش
• ایجاد سیستم گردآوری و اخذ دانش
• کمک به همکار
• استاد-شاگردی
• داستان‌سرایی
• مصاحبه ساخت‌يافته و نیمه ساخت‌یافته
• دانشگاه سازمانی





جدول 1: روش‌های حفظ و انتقال دانش



روش های انتقال دانش.png






یک رویکرد برای یادگیری و بهبود اجرای پروژه

بسیاری از شرکت‌های پروژه‌محور مانند شرکت نفت انگلیس، رویکرد مناسبی برای کسب، به‌کارگیری و انتشار دروس آموخته از پروژه‌ها دارند که در شکل زیر به نمایش گذاشته شده است. در این رویکرد پیش از شروع پروژه سعی بر این است که از تجربیات و دروس آموخته در پروژه‌های مشابه از طریق کمک گرفتن از همکاران برای بهبود برنامه‌ریزی بهره گرفته شود و در حین اجرا با برگزاری جلسات کوچکی، رویدادهای پروژه تحلیل شود و روند اجرای پروژه بهبود یابد. پس از پایان یافتن پروژه یا یک فاز اصلی نیز، با برگزاری جلسات مرور پس از اقدام، روند کلی پروژه مورد بازنگری قرار می‌گیرد و با یافتن پاسخ‌هایی برای سؤالاتی از قبیل قرار بود چه چيزى رخ دهد؟ واقعيت چه بود؟ چه كارهايى خوب پيش نرفت؟ چه كارهايى خوب پيش رفت؟ چه چيزى بايد در آينده تغيير كند؟ دانش حاصل از اجرای پروژه کسب می‌شود و راه‌کارهایی برای بهبود پروژه‌های آتی شناسایی می‌شود.



رویکرد بهینه.png



شکل 3: یک رویکرد بهینه برای مدیریت دانش پروژه


 


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت