پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

مواجهه با چالش‌های دانشی در ناسا




مواجهه با چالش‌های دانشی در ناسا



ارژنگ یزدی
کارشناس مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده






مقدمه


اد هافمن، مدیر ارشد دانش (CKO) در ناسا، با هدف تکمیل اولین کنفرانس دانشی 2020 که در اکتبر 2014 در مرکز فضایی کندی برگزار شد، اقدام به برنامه‌ریزی و تدارک برای برگزاری کنفرانسی مشابه در آوریل 2015 در مرکز فضایی جانسون نمود. در دومین کنفرانس نیز همانند کنفرانس قبل، مدیران ارشد دانش از تمامی پایگاه‌های فضایی، رابطان دانشی و سایر دانشکاران و مدیران دانشی گردهم آمدند و طی جلساتی با خبرگان صنعت هوافضا از داخل و خارج سازمان، به بحث و تبادل نظر دربارة رویکردهای مؤثر کسب، حفظ و نگهداری و به‌اشتراک‌گذاری دانش با ارزش سازمانی پرداختند. هافمن در این جلسات شرح داد که پانل مشاوره ایمنی هوافضا (ASAP) از ناسا درخواست کرده تا استراتژی دانشی بلندمدت خود را برای پنج سال آتی ارائه دهد، تا اهدافی که ناسا می‌خواهد بدان‌ها دست یابد، روشن شود. ASAP در نشستی که در ماه فوریه با مدیران ناسا داشت، اعلام کرد که به دنبال اطلاعات بیشتری در خصوص فعالیت‌های دانشی زیر در ناسا است:


• الگوبرداری (Benchmarking)
• روش‌های انگیزشی و پاداش‌دهی دانشی
• ادغام منابع و سرویس‌های دانشی در رویه‌های کاری و یکپارچه‌سازی ابزارهای جستجو
• شیوه‌های رسمی به اشتراک‌گذاری
• ضبط مؤثر دانش و کیفیت مشاهده و یکپارچه‌سازی درس‌آموخته‌ها
• تمرکز مستمر بر دانش‌های حیاتی


به عقیدة هافمن، ناسا پیشرفت‌های خوبی در جذب و حفظ دانش داشته است، اما کارهای زیادی باقی‌مانده است تا اطمینان حاصل شود که ناسا می‌تواند در به‌کارگیری مؤثر دانشی که در آینده احتیاج دارد نیز به موفقیت دست یابد. در دومین کنفرانس دانشی 2020، که سه روز به طول انجامید، شرکت‌کنندگان بر این نظر توافق داشتند که کلید موفقیت مدیریت دانش در سازمان، شامل موارد زیر است:


• شناسایی و تمرکز بر دانش‌های حیاتی
• ترکیب فعالیت‌های دانشی با جریان‌های کاری روزانه
• توسعه فرهنگ سازمانی که در مقابل یادگیری و به‌اشتراک‌گذاری باز باشد


همچنین رالف رئو، مهندس ارشد ناسا، در گفتگوی تلفنی تأکید کرد که یکپارچه‌سازی بیشتر سرویس‌های دانشی در مراکز فضایی نیز باید یکی از اهداف مدیریت دانش باشد. به عقیدة وی، روش‌ها و رویکردهای به‌اشتراک‌گذاری نیز از اهمیت بالایی برخوردار بوده و همواره باید به دنبال ایجاد فرصت‌هایی برای گفتگوی مستقیم و داستان‌سرایی و به اشتراک‌گذاری درس‌آموخته‌ها بود. البته کنفرانس دانشی 2020 خود یکی از این فرصت‌ها است. به گفتة آقای رئو، جذب و مدیریت دانش هر دو بسیار مهم هستند و توسعه و تکامل ابزارها و بهروش‌هایی برای این مقاصد، در موفقیت ناسا تأثیر به‌سزایی خواهد داشت.



ناسا.png






دانش‌های مهم و حیاتی

بسیاری از طرح‌های اولیه مدیریت دانش تلاش می‌کردند که تا آنجا که ممکن است، دسترسی به حجم بیشتری از دانش را برای سازمان فرآهم نمایند. البته این تلاش‌ها معمولاً بی‌فایده و اغلب بی‌اثر بودند. با گذشت زمان، دست‌اندرکاران مدیریت دانش به این نتیجه رسیدند که رویکردهای استراتژیک هدفمند ارزش بیشتری دارند و بنابراین توجه و تمرکز خود را به دانش‌های خاصی معطوف کردند که می‌توانست سازمان را در رسیدن به اهداف خود یاری نماید و همچنین دریافتند که کدام‌یک از افراد، بیشتر به این دانش‌ها نیاز دارند.


در نشست دانشی 2020 ناسا، چندین سخنران دربارة اهمیت رویکرد متمرکز و هدفمند به دانش صحبت کردند، از جمله مارتی لیپا مدیر اجرایی مدیریت دانش در شرکت Merck که ابراز داشت: "همه‌چیز در مدیریت دانش آنچنان سریع تغییر می‌کند که برخی اوقات وقایع گیج‌کننده است". وی تأکید کرد: "نیاز مبرمی وجود دارد که دانش را به نتایج و برآمدها پیوند دهیم و درک نماییم که رسیدن به اهداف سازمانی مستلزم تعامل با متخصصان و پیشبرد فرآیندهای مرتبط با نتایج مورد انتظار است". به عقیدة ژان‌کلود مونی، راهبر بین‌المللی مدیریت دانش در شرکت مایکروسافت، هدف آشکار فعالیت‌های دانشی در مایکروسافت عبارت‌است از: "مدیریت دانش فوری و مرتبط با بافت سازمانی" و همچنین "تأکید ورزیدن بر دانشی که مهم است". تیم بریج، هدایتگر و اداره‌کننده مدیریت دانش در شرکت بویینگ، در مورد اهمیت و چالش "طبقه‌بندی محتوا" صحبت می‌کند که به معنای "شناسایی دانشی است که بیشترین ارزش را برای شرکت به همراه دارد و دانشی که حفظ، نگهداری، اشتراک‌گذاری و استفادة مجدد از آن مزایا و منافع زیادی را عاید سازمان می‌کند".


جان مک‌کوئری، معاون اسبق مدیریت دانش و استراتژی‌های فناوری در شرکت فلور و یک مشاور مستقل در حال حاضر، در گفتگوی خود با آقای دان رانتا، کارشناس مشاور شرکت هافمن، به یک نکتة کلیدی اشاره کرد: "دست‌اندرکاران مدیریت دانش باید مثل یک تاجر و مدیر کسب‌وکار فکر کنند. بدین‌معنا که اهداف و مقاصد خود را به اهداف استراتژیک سازمان گره بزنند". به عنوان مثال پرسنل ConocoPhillips که وی برای مدت هشت سال در آنجا کار می‌کرد، ملزم بودند پیش از دریافت کمک دانشی درخواستی، یک مورد کسب‌وکار (Business Case) را مثال بزنند و بیان کنند که دانش مورد نظر چگونه به حل مشکل کسب‌وکار کمک می‌کند. همان‌گونه که مونی در جای دیگری از صحبت‌های خود می‌گوید: "شما نمی‌توانید میزان موفقیت خود را اندازه‌گیری کنید مگر آنکه ایده‌ای روشن دربارة اهداف و مأموریتی که باید کامل شود، در ذهن داشته باشید. در واقع نمی‌توان دانش را اندازه‌گیری کرد. بلکه آنچه قابل اندازه‌گیری است، میزان تأثیر دانش در فعالیت‌های کسب‌وکار است".




بازار دانش

ممکن است این ابهام پیش آید که ایده‌های خوب، همواره بازار فروش خود را پیدا می‌کنند و به آسانی توسط سازمان‌ها مورد پذیرش قرار می‌گیرند؛ زیرا ارزش آن‌ها اثبات شده است. اما لری پروساک در کنفرانس ویدئویی خود در مورد بازارهای دانش، بحث می‌کند که دانش و سازمان بدین صورت عمل نمی‌کنند. ایده‌ها باید به‌طور فعال به "خریداران" فروخته شوند. تنها مدیران و اجراکنندگان فعالیت‌های سازمانی که توان تأثیرگذاری و بودجه کافی دارند، می‌توانند ایده‌ها را به واقعیت تبدیل کنند و آن‌ها را تحقق بخشند. بسیاری از مجریان طرح‌های مدیریت دانش، اعتراف می‌کنند که اغلب با دیدن اکراه و امتنان مدیران ارشد سازمان در سرمایه‌گذاری بر خدمات مدیریت دانش، به خصوص در گام‌های اولیة اجرای برنامه‌های دانشی، ناامید می‌شوند. بنابراین هر طرح مدیریت دانش، نیاز به یک "بازار فروش" و یک "نرخ یا هزینة" عادلانه دارد.


وضعیت و جایگاه فروشندگان نیز بسیار مهم است. یک فروشندة موفق معمولاً به مدت بیش از 10 سال با سازمان بوده است و تصدی طولانی مدت برای این سمت در موفقیت طرح بسیار کمک می‌کند. فروشندگان باتجربه، به خوبی نیازهای سازمان را درک نموده و راه و روش کار در سازمان و حتی نحوة صحبت کردن در مورد مسائل کاری را نیز به خوبی می‌شناسند. وجود تمامی این عوامل برای ارائة صحیح ایده به شیوه‌ای مناسب، ضروری است. شرکت‌کنندگان در کنفرانس دانشی 2020 همگی متفق‌النظر بودند که ایده‌های جدید باید در یک "چارچوب" منظم ارائه شوند و به گفتة پروساک، وجود این چارچوب یک عامل مهم در موفقیت یا شکست ایده خواهد بود. به عنوان مثال، مجریان پس از سال‌ها پیاده‌سازی مدیریت دانش در ناسا، به این نتیجه رسیدند که واژة "خدمات دانش"، بسیار قابل پذیرش‌تر از واژة "مدیریت دانش" است. همچنین آقای بریج نیز متذکر شد که در مراحل آغازین طرح، به مدیران شرکت بویینگ اعلام شد که مدیریت دانش یک شکل دیگر از "مدیریت ریسک" است. زیرا این موضوع در آن زمان یکی از نگرانی‌های عمدة شرکت هواپیمایی بوئینگ بود.


زمان نیز یکی از فاکتور‌های مهم دیگری است که برای پیاده‌سازی مدیریت دانش باید لحاظ شود. ایجاد شبکه‌های شخصی گسترده، برقراری اعتماد برای تعامل مؤثر با ایده‌ها و متقاعد کردن دیگران به اینکه ایدة مدیریت دانش ارزشمند است، همگی به زمان احتیاج دارند. به‌اشتراک‌گذاری موفق ایده‌های جدید و یا هر مجموعة دانشی، به شدت تحت تأثیر این عوامل اجتماعی قرار دارد. تبادل دانش بیشتر به عنوان یک پدیدة فرهنگی تلقی می‌شود تا یک فعالیت فنی یا دستورالعمل سازمانی.




فرهنگ دانشی

اهمیت فرهنگ دانشی توضیح می‌دهد که چرا انجمن‌های خبرگی به بخش مهمی از کار دانشی تبدیل شده‌اند. انجمن‌هایی از دانشکاران که هویت حرفه‌ای خود را به اشتراک می‌گذارند و به منظور آموختن و احترام به یکدیگر از طریق کار گروهی و کمک متقابل، گردهم آمده‌اند را در نظر بگیرید. این ساختارها، در ارائة دانش به یکدیگر و دریافت دانش ارائه شده توسط اشخاص و یا مخازن الکترونیکی در محیط‌های کسب‌وکار بسیار مستعد هستند. کارکنانی که ارتباطات مستقیم و رودرروی کمتری دارند، کمتر احتمال دارد که دانش خود را مبادله کنند. بدین دلیل است که آقای مونی، انجمن‌های خبرگی را "قلب و روح" مدیریت دانش در مایکروسافت می‌داند؛ به گونه‌ای که هم‌اکنون 87 انجمن خبرگی با حدود 18000 عضو و 1000 کارشناس موضوعی  رسمی در مایکروسافت مشغول به فعالیت می‌باشند. همچنین وی اشاره می‌کند که متوسط زمان دریافت پاسخ برای سؤال پست شده روی وب‌سایت انجمن تنها 28 دقیقه است.


به طور مشابه آقای بریج در مورد اهمیت "انجمن‌های تعالی " در شرکت بوئینگ صحبت می‌کند. این انجمن‌ها با کسب دانش‌های ارزشمند و متنوع بوئینگ، منجر به افزایش موفقیت سازمانی شده و از طریق تقویت محیط تعاملی و تداوم بلندمدت دانش‌های کلیدی در تمامی واحدهای کسب‌وکار، اهدافی مشابه مدیریت دانش را دنبال می‌کنند. بوئینگ نیز به طور رسمی کارشناسان مجربی را تعیین کرده که به طور تمام وقت در شبکة دانش بوئینگ (BKN)، در وب‌سایت این‌شرکت (inSite)، حضور داشته و آمادة پاسخ‌گویی هستند. بریج به نکاتی در خصوص چالش‌های غلبه بر بی‌میلی برخی از کارکنان در به اشتراک‌گذاری تجربه و تخصص خود نیز اشاره می‌کند. بسیاری از این کارکنان دلیل عدم تمایل خود را وجود قوانین دست‌وپاگیر و مختل‌کنندة به اشتراک‌گذاری دانش و کلی بودن سؤالات مطرح شده که پاسخ آن به یک موضوع خاص محدود نمی‌شود، می‌دانند.


در قسمتی دیگر از کنفرانس، آقای لیپا و همکارانش در شرکت Merck، بزرگترین چالش مدیریت دانش را در حوزة فرهنگ دانشی می‌دانند و اشاره می‌کنند که کار مدیریت دانش باید ابتدا از فرهنگ رفتاری کارکنان آغاز شود. ابتدا دلائل عکس‌العمل غیرسازندة افراد مشخص شود تا راه‌حل‌های دانشی بهتر به نیازهای آنان پاسخ گوید. به عنوان مثال ترویج شبکه‌های شخصی، اعتمادسازی و توسعه فرهنگ مسئولیت‌پذیری برای اشتراک دانش همگی از روش‌های شکستن جو مقاومت بر علیه مدیریت دانش هستند.


یکی دیگر از سخنرانان در بحث خود دربارة فرهنگ سازمانی که مشوق اعتراف به اشتباهات است، دیدگاه تازه‌ای نسبت به آنچه وی "فرهنگ دانش‌پسند " می‌نامد، ابراز می‌کند. به عقیدة این صاحب‌نظر، خطاها در صورتی که آزادانه راجع به آن‌ها بحث شود، یک منبع مهم یادگیری هستند و پذیرش و قبول اشتباه بخشی ضروری از نوآوری است. به‌طور کلی جستجو برای راه‌حل‌های جدید همواره مستلزم بروز خطا و اشتباه در مسیر یادگیری است.
آنتونی لوچر، استاد مهندسی هوافضا در دانشگاه ایالتی اوهایو، در تشریح عناصر مؤثر در تدریس علوم مهندسی، اعلام کرد که یادگیری از اشتباهات مهندسی، بخشی ضروری از فرآیند آموزش است و به نظر وی هیچ راه‌کاری بدون آنکه چنین بار سعی و خطا شود، مثمر ثمر نخواهد بود. بسیاری از سازمان‌ها ادعا می‌کنند که فضای باز در مقابل اشتباهات را تشویق می‌کنند؛ اما تعداد سازمان‌هایی که واقعاً به این گفته پایبندند اندک است. سازمان‌ها باید به کارکنان خود نشان دهند که افراد می‌توانند مرتکب اشتباه شوند، بدون آنکه عواقب تنبیهی در انتظارشان باشد. بحث در خصوص اشتباهات و اتفاقات ناگوار بدون مقصر جلوه‌دادن افراد در جلسات بررسی پس از اقدام  و مکث و یادگیری  و همچنین اعتماد به روابط کاری و اهداف مشترک نیز در راستای جلوگیری از تکرار اشتباهات بسیار حائز اهمیت است.




مطالعه موردی: ماهوارة رصد کربن

رالف باسیلیو، مدیر پروژة ماهواره رصد کربن در ناسا، داستانی را از نحوة پاسخ مثبت به شکست بازگو می‌کند. اولین ماهواره رصد کربن  (OCO)، به دلیل نقص در موقعیت جداشدن راکت پرتابگر و وزن زیاد ماهواره که رسیدن به مدار مناسب را دشوار می‌کرد، به درون اقیانوس هند سقوط کرد و مأموریت با شکست مواجه شد. به گفتة باسیلیو پس از این سانحه، هیچ‌یک از افراد تیم پروژه کار خود را ترک نکردند و تلاش نمودند ریسک وقوع مشکلی مشابه را تا حد امکان کاهش دهند. مدیر پروژه جمله‌ای از جورج برنارد شاو را نقل می‌کند که می‌گوید: "موفقیت در هرگز اشتباه نکردن نیست، بلکه موفقیت بدین معناست که یک اشتباه را هیچ‌گاه دوبار تکرار نکنیم". بنابراین، تیم قبلی پروژة دومین ماهوارة رصد کربن (OCO-2) را به دلیل اهمیتی که این برنامه داشت به دست گرفت. این فضاپیما برای اندازه‌گیری دقیق میزان دی‌اکسیدکربن اتمسفری، با دقتی بیشتر از تمام فناوری‌های موجود طراحی شده و اطلاعاتی جدید در خصوص چرخة کربن در کرة زمین را فراهم می‌کند که می‌تواند درک ما را از نقش کربن در تغییرات آب‌وهوایی بهبود بخشد.


با توجه به برنامة زمان‌بندی فشرده و بودجة محدود، موفقیت پروژة OCO-2 به یادگیری چند درس‌آموختة کلیدی بستگی داشت. بنابراین قرار شد هیچ‌گونه تغییراتی در طرح اصلی بدون در دست داشتن دلایل قانع‌کننده اعمال نشود و این قانون سرلوحة کار تیم پروژه قرار گرفت. تمام تلاش مسئولان بر این موضوع متمرکز شد که در نهایت ماهواره "به درستی کار کند" نه این‌که فقط "بهتر" از پروژه قبلی باشد. به‌ناچار، اعمال برخی تغییرات غیر قابل اجتناب بود. به عنوان مثال تصمیم گرفته شد که از وسیلة پرتابگر متفاوتی استفاده شود (از راکت دلتا2 به جای توروس-XL استفاده شد). اصلاحات لازم به گونه‌ای انجام گرفت که ساختار کلی پروژه برهم نخورد. باسیلیو همچنین ابراز داشت که به منظور کمک به تکمیل پروژه با سرعت زیاد، از یک مخزن الکترونیکی با لینک به منابع دیگر استفاده شد. البته خرید یکجای اطلاعات فنی نیز به عنوان عامل مهم صرفه‌جویی در زمان شناخته شد.




یکپارچگی و فضای باز

یکپارچگی یکی از موضوعات اصلی گزارش ASAP است که پیشنهاد "خرید یکجای" درس‌آموخته را شامل می‌شود و به عنوان یک هدف توسط رالف رئو شناسایی شد. سخنرانان دیگر نیز این هدف را به عنوان بخش مهمی از کار دانشی در نظر می‌گیرند. آقای رانتا در قسمت دیگری از سخنان خود اشاره می‌کند که در اکثر سازمان‌هایی که وی می‌شناسد، اغلب کار دانشی به صورت پنهان در جریان است، اما این فعالیت‌ها آنچنان که باید به یکدیگر پیوسته نیستند و گستره آن‌ها تمامی سازمان را دربر نمی‌گیرد. آقای برونو ابراز داشت که ایجاد "Merck واحد" و به وجود آوردن سازمانی "بدون مرز"، یکی از اهداف مهم مدیریت دانش است. آقای بریج نیز درباره "سازمان واحد" با سایرین هم‌نظر است و می‌گوید: "دانش هیچ‌گونه حدومرز سازمانی نمی‌شناسد"، بنابراین ایجاد استانداردهای فرآیندی و تشویق جریان و تبادل ایده‌های فردی در سراسر سازمان از الزامات موفقیت طرح مدیریت دانش است و مکلف کردن افراد در واحدهای مختلف سازمانی به درنظر گرفتن ابتکارات دانشی در میان سایر رویکردهای خود، نیز به پرورش یکپارچگی سازمانی، کمک می‌کند. یکپارچه‌سازی و ادغام ابزارها و فعالیت‌های دانشی در جریان‌های کاری نیز به عنوان نوع دیگری از یکپارچه‌سازی توسط آقای لیپا به عنوان هدفی مهم برشمرده شد. بازبودن و گشودگی نسبت به جهان دانش با ارزش در خارج از سازمان که در حقیقت نوعی یکپارچگی با جهان خارج است، نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. برونو در ادامه، ارزش "تخلخل سازمانی" را متذکر می‌شود و مونی از چالش برقراری ارتباط سازنده با 400 شریک خارجی مایکروسافت سخن می‌گوید.




نگاه به آینده


به‌طور کلی کنفرانس دانشی 2020، دستاوردهای قابل توجه در کار دانشی ناسا را برجسته کرد که با الگوبرداری از ارتباطات میان ناسا با دیگر سازمان‌های فناوری‌محور آغاز شد و سپس با اقداماتی برای تعریف رویکردهای دانشی جدید برای مقابله با چالش‌هایی که ناسا با آن مواجه است، پیگیری شد. مهندسان ناسا، از تجربیات گذشته و همچنین از یکدیگر بسیار آموختند، به ویژه در شناخت ترکیب پیچیدة فرهنگ، فرآیند و فناوری که فعالیت‌های اصلی مدیریت دانش را تعریف می‌کند، پیشرفت‌های عمیقی حاصل شد. البته این آغاز کار است. با وجود تمامی این بهبودها، متأسفانه ابزارهای دانشی هنوز به اندازة کافی در جریان‌های کاری ادغام نشده است. به‌اشتراک گذاری دانش و رویکرهای موفق مدیریت دانش و کار دانشی، در سازمانی با تنوع کارکردی بالا مانند ناسا، در حال وقوع است اما به گستردگی که شایسته آن است، تحقق نیافته است. خلق فرهنگ دانشی در ناسا در مراحل میانی خود است و به گفتة جان مک‌کوئری "مدیریت دانش، سفری است که هرگز به پایان نمی‌رسد".


درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت