پشتیبانی
رزومه مشاوران توسعه آينده
مدیریت دانش چیست؟
درباره ما | ارتباط با ما | همكاري با ما
اخبارمحصولاتكارفرمايانكتابخانهپرسشهاي متداولسايتهاي مرتبطتصاوير

مجله الكترونيكي مطالعات مديريت دانش

یادگیری قبل، حین و پس از پروژه‌ها

ما می‌دانیم که نیاز داریم یاد بگیریم، اما چه چیزی ما را متوقف می‌کند؟
می‌دانیم که همواره باید از فعالیت‌ها و وظایفی که در حال انجام آن هستیم، یاد بگیریم؛ چه در سطح فردی و چه سازمانی. همواره باید در حال ساخت مهارت و دانش خود برای بهبود عملکردمان باشیم.
می‌دانیم که باید این کار را انجام دهیم اما خیلی از اوقات عملا اتفاق نمی‌افتد. برنامه‌ریزی لازم برای استفاده از تجربیات پروژه قبلی در پروژه جدید رخ نمی‌دهد. تعداد زیادی از تجربیات در ذهن ما وجود دارد و به کسانی که ممکن است برایشان مفید باشد منتقل نمی‌شود. زمانی که فرد از سازمان یا از پست سازمانی جابه‌حا می‌شود، تعداد زیادی از این تجربیات از بین می‌رود.
در زمان شروع پروژه، ما علاقمند به شروع هر چه زودتر پروژه هستیم و می‌خواهیم وارد فاز اجرایی کار شویم. زمانی که پروژه در حال انجام است، معمولا زمان کافی برای پیاده‌سازی ایده‌ها وجود ندارد و در انتهای پروژه، افراد مشغول شادی از نتایج به دست‌آمده هستند و در فکر شروع پروژه جدید می‌باشند. با این توضیحات به نظر می‌رسد که زمان کافی برای استخراج درس‌آموخته‌ها وجود ندارد و معمولا به‌عنوان کاری اضافه بر فعالیت‌های پروژه می‌باشد.
شرکت BP یک شرکت بین‌المللی پروژه‌محور است که همواره پروژه در حال اتمام و تحویل دادن و شروع شدن پروژه‌های جدید است. زمانی که افراد از یک پروژه به پروژه دیگر منتقل می‌شوند، دانششان هم انتقال می‌یابد، اما آیا این کافیست؟ اعضای تیم پروژه چگونه باید اطمینان حاصل کنند که از تمام تجربیات BP استفاده شده است؟
BP مجموعه‌ای از روش‌ها را توسعه داده است تا از یادگیری مستمر، اطمینان حاصل نماید. این فرآیندها 3 قسمت است: یادگیری قبل از پروژه، یادگیری حین پروژه، و یادگیری پس از پروژه. برای هر کدام از این‌ها نیز راهکاری وجود دارد که در ادمه به آن می‌پردازیم:
• یادگیری قبل از عمل: Peer Assist(کمک همکار)
اطمینان حاصل نمایید که در زمان شروع پروژه، تیم کاری از تمام دانش موجود، به نحو کامل استفاده می‌کنند. استفاده از تمام تجربیات موجود: عدم اختراع مجدد چرخ.
• یادگیری حین عمل: After Action Review
کمک به تیم برای حل مشکلات و بهبود عملکرد پروژه. نهادینه‌سازی یادگیری‌های جدید در شبکه‌های سازمانی.
• یادگیری پس از عمل: Project Retrospecting
کسب درس‌آموخته‌های کلیدی از یک پروژه و انتقال آن به تیم‌های آتی.
هر کدام از این ابزارها می‌تواند بسیار سریع ساده مورد استفاده قرار گیرد یا اینکه با توجه به محدودیت‌های زمان و منابع به صورت جزئی و با دقت بیشتری به‌کار گرفته شود. در صورتی که این رویه‌ها در فرآیندهای کاری نهادینه شود، و برگزاری این جلسات به عنوان فعالیت روتین باشد، فشارهای بر روی تیم کاری ناشی از عدم استفاده از دانش موجود کاهش می‌یابد.

Peer Assist: فرآیندی است که در ابتدای شروع پروژه به‌کار گرفته می‌شود که گروهی از افراد که در خارج از تیم پروژه هستند را دور هم جمع کرده تا به تیم پروژه کمک کنند که پروژه را بررسی کرده و هماهنگ نمایند. هدف از این جلسات، اطمینان از این نکته است که تمام دانش موجود در سازمان مرتبط با پروژه جدید به تیم پروژه منتقل شود. از آن‌جایی که تعدادی از افراد خارج از پروژه را دور هم جمع می‌کنید باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهید:
• تعریف واضحی از هدف پروژه و خروجی‌های مورد انتظار ارائه دهید. باید کمکی که آن‌ها به پروژه جدید خواهند کرد برایشان به صورت واضح توضیح داده شود.
• جلسه را قبل از شروع پروژه و در زمانی برگزار کنید که قابل استفاده باشد. شما باید قادر باشید که نکات جدید را در برنامه خود لحاظ نمایید.
• افرادی را دعوت نمایید که تجربه و مهارت‌های مرتبط با پروژه را در اختیار داشته باشند.
• افراد تیم میزبان بایستی قبل از جلسه، سوالات و مشکلات خود را اماده کنند.
وجود هزینه‌ها، ریسک‌ها، خطرات و مجهولات در پروژه‌ها و به مراتب بیشتر در پروژه‌های عظیم، موجب می‌شود مرحله “یادگیری پیش از پروژه” به‌طور ویژه‌ای مهم شود. این مرحله، شامل یادگیری و الگوبرداری از ساختار و تشکیلات مدیریت پروژه به‌کارگرفته شده در پروژه‌هایِ بزرگِ موفق و یادگیری از عمده دلایل منتهی به تجاوز از برنامه زمانی، هزینه‌ها یا محدوده از پیش تعیین شده می‌شود. از عمده‌ترین دلایل عقب ماندگی و انحراف از برنامه زمانی از پیش تعیین شده برای پروژه‌ها، تفکرات و محاسبات رویایی و بی‌پایه و اساس، و نادیده گرفتن مجهولات است. جلوی بروز بسیاری از کمبودها (Shortage ها)، ادعاهای پیمانکاران (Claims)، نقص‌ها (Defect) و… را می‌توان با یادگیری هوشمندانه پیش از پروژه گرفت. نمونه‌هایی از ریسک را مانند موارد زیر در نظر بگیرید:
• وضعیت خاک شناسایی شده در سایت پروژه به‌مراتب نامناسب‌تر و بدتر از آن چیزی است که انتظار داشته‌ایم.
• با تغییرات در دولت، انتظار می‌رود که مجددا مذاکره و هماهنگی‌هایی درباره استراتژی‌های کلان پروژه صورت گیرد.
• تغییرات در قیمت کالاهایی که باید برای مراحلی مثل ساخت، تامین شود.
• عدم بررسی پروژه از جنبه زیست محیطی و طراحی شهری.
• عدم توجه و هماهنگی با دیگر طرح‌های توسعه‌ای و دیگر ارگان‌های دولتی و غیردولتی.
• ضعف و نقص در مراحل مطالعات مقدماتی که مشاوران و طراحان مراحل بعدی بر اطلاعات آن‌ها اتکا می‌کنند.
• آنالیز نه چندان دقیق زنجیره به هم پیوسته‌ای از مولفه‌ها شامل: سازمان افزار، دانش افزار، فن افزار و انسان افزار، که در هر پروژه‌ای مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرند.
هر چند امکان تشخیص دقیق این ریسک‌ها وجود ندارد، اما می‌توان با مدل‌سازی آموخته‌های پروژه‌های پیشین و مرور آن در ابتدای پروژه جاری، شانس خود را برای شناسایی بخش بیشتری از ریسک‌های پروژه افزایش داد؛ باید بدانید ریسک‌ها را نمی‌توان از بین برد، اما می‌توان آن‌ها را به خوبی مدیریت کرد و مدیریت یعنی به‌کارگیری صحیح دانش پیشین در تقابل با ریسک‌های پیش رو. پس همه جوانب را باید در نظر گرفت و ریسک‌ها و خطرات را شناسایی کرد و راهکارهایی جهت مقابله با آن‌ها در نظر گرفت. مدیریت دانش و مدیریت ریسک در پروژه‌های بزرگ بسیار به هم پیوسته و مرتبط هستند. هر پروژه‌ای باید میزان زمان زیادی را به نیاز سنجی و امکان سنجی و پیش یادگیری اختصاص دهد و یافته‌ها را ثبت و ضبط کند.

After Action Review
این ابزار برای یادگیری تیمی طراحی شده است و بار اول توسط ارتش آمریکا مورد استفاده قرار گرفت. AAR در حین پروژه برای کمک به تیم و بهبود و ارتقا آنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. AAR پس از هر فعالیت مشخصی در پروژه اجرا می‌شود که می‌تواند پس از یک جلسه، پس از تست بازار، پس از تست محصول یا هر فعالیتی که تیم احساس کنند که مفید است. AAR معمولا با چهار سوال کلیدی همراه است:
1) قرار بود چه کاری انجام شود؟ هدف از این کار چه بود؟
2) در واقع چه اتفاقی افتاد؟
3) چه چیزهایی متفاوت بود و دلیل آن چیست؟
4) چه درسی از انجام این فعالیت آموختیم و دفعه بعد چه فعالیتی انجام دهیم؟
AAR باید بلافاصله پس از اتمام فعالیت مذکور برگزار شود چون درس‌های آن با جزئیات بیشتر در ذهن افراد وجود دارد. این جلسات معمولا نباید بیشتر از 15 دقیقه طول بکشد. جلسات AAR برای سرزنش کردن نیست بلکه هدف آن حل مشکلات و بهبود عملکرد افراد می‌باشد.
پروژه‌های عظیم به شدت پیچیده هستند و نیاز به سیستمی جامع و یکپارچه برای “یادگیری حین اجرا” در این نوع پروژه‌ها وجود دارد. رویدادهای یادگیری از قبیل بازنگری پس از اقدام (After Action Review) باید برای همه پیمانکاران الزامی شود تا تجربه‌ها و دروس فرا گرفته به‌صورت یکپارچه در اختیار همه تیم‌ها و پیمانکاران قرار بگیرد. سیستم مدیریت درس‌آموخته‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر پیمانکار با ورود یک درس، متقابلا با دروس دیگر تیم‌ها باعث هم‌افزایی و تشدید سرعت یادگیری در سیستم مدیریت درس‌آموخته‌ها شود.
یک تیم یادگیری در سطح رهبری پروژه باید تعریف شود و بخشی از نقش آن‌ها باید تحلیل و بررسی روند پروژه باشد، حتی به ضعیف‌ترین سیگنال‌های منفی دریافتی به اصلاح شرایط توجه کرده و آن‌ها را تحلیل و بررسی کنند. به هیچ شکل نمی‌توان از یادگیری حین اجرا در یک پروژه عظیم غفلت کرد، چرا که یادگیری سریع حین اجرا، می‌تواند فواید بسیار زیادی به همراه داشته باشد. پروژه‌های عظیم باید در خود چارچوب مدیریت دانش داخلی ایجاد و پیاده‌سازی کنند و آن را توسعه داده، و حتی مرزهای آن را به سایر ذینفعان کلیدی مانند دولت، بهره‌برداران، و … نیز برسانند.

Project Retrospecting
این ابزار برای کسب کامل درس‌آموخته‌های پروژه به‌کار گرفته می‌شود. در واقع این ابزار، مانند AAR اما در مقیاس وسیع‌تر و با جزئیات بیشتری نسبت به آن است. سوالاتی که در این ابزار پرسیده می‌شود عباتند از:
1) اهداف پروژه چه بود؟
2) در واقع در انتهای پروژه چه چیزی تحویل داده شد؟
3) چه چیزی خوب انجام شد و چرا؟
4) چه چیزی خوب انجام نشد و چرا؟
5) پیام‌ها و درس‌آموخته‌های اصلی که باید به پروژه‌های آتی منتقل شود چیست؟
در سوال 3 و 4 می‌توان از تکنیک مدیریت کیفیت استفاده کرد و با 5 بار چرا پرسیدن، ریشه‌های مسائل را بررسی کرد. در این ابزار، جلسه محور بودن اهمیت بالایی دارد و تمامی شرکت‌کنندگان باید به صورت رودررو با هم بحث و تبادل نظر نمایند. شرایط در جلسات رو در رو، امکان اخذ دانش‌های بیشتری را فراهم می‌نماید. در نهایت خروجی این ابزار، سندی است شامل:
• راهنمایی برای آینده
• شواهدی شامل تاریخچه پروژه که راهنمای قسمت قبل را توضیح می‌دهد.
• نام و شماره تماس افراد درگیر در پروژه که در آینده بتوان به آن‌ها دسترسی پیدا کرد.
• اسناد کلیدی پروژه

درباره ما | ارتباط با ما | اخبار | محصولات | کارفرمایان | کتابخانه | مجله مطالعات مدیریت دانش | پرسشهای متداول | سایتهای مرتبط | تصاوير | همکاری با ما | نقشه سايت