فرآیند "روش‌اثبات‌شده"(proven practice): به آن نگویید "به ‌روش"(Best Practice)

   فرید مظفری
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1399/6/5

روش اثبات شده

انتخاب، مستند کردن و تکرار فرایندهایی که تاثیر آن در بهبود نتایج و خروجی‌های کسب‌وکار به اثبات رسیده است. این روش‌ها را دیگران می‌توانند در شرایط مشابه یا زمانی که نیازهای عملکردی مشابهی دارند به کار گیرند و از مزایای آن استفاده کنند. اثربخش بودن "روش‌های اثبات‌شده" در فرآیندهای کاری اثبات شده است و می‌تواند توسط دیگران نیز در شرایط مشابه، گروه‌ها یا سطح سازمان مجددا تکرار شده و به کار گرفته شوند. این عبارت ممکن است با "به‌روش" تداخل داشته باشد. تعدادی از محققین با عبارت "به‌روش"  به دلیل اینکه بر رسیدن به یک نقطه ایده‌آل تاکید می‌کند، مشکل دارند، اما در "روش اثبات‌شده" با تلاش بیشتر می‌توان راه‌حل را بهبود داد و روش بهتری را به دست آورد. بهتر است درباره "روش اثبات‌شده" یاد بگیرید و آن‌ها را متناسب با فضای سازمان خود به کار بگیرید و به این توجه نکنید که آیا این بهترین روش هست یا نه.

یکی از مزایای اصلی مدیریت دانش این است که تجربه‌های سازمان در حل مسائل و مشکلات را قابل استفاده مجدد می‌کند. به‌کارگیری مداوم "روش‌های اثبات‌شده" می‌تواند به طور محسوسی نتایج و خروجی‌های شرکت‌ها را بهبود دهد. به عنوان مثال، سایت کارخانه‌ای را در نظر بگیرید که در یک نقطه از دنیا روشی برای جلوگیری از نیاز به دوباره‌کاری روی محصولات برگشت‌خورده پیدا می‌کند و سایر سایت‌های کارخانه در نقاط جغرافیایی متفاوت می‌توانند این روش را  به کار گرفته و در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. با به‌کارگیری فرآیندی شامل تعریف، ارائه و تکرار "روش‌های اثبات‌شده"، سازمان می‌تواند از منافع چیزهایی که در برخورد با مسائل و چالش‌ها و حل آن‌ها یاد گرفته است، استفاده کند.

انجمن خبرگی

تکنیک و ابزاری است که در قالب آن می‌توان "روش‌های اثبات‌شده" را به اشتراک گذاشت. تمپلیت‌های مشخص باید برای مستندسازی "روش‌های اثبات‌شده" مهیا شده و در دسترس قرار گیرند و پس از آن تمامی محتواهای ضروری کسب شوند. محتواهایی مانند توصیف فرآیند، عکس‌ها و مشخصات مربوط به آن و ضبط ویدیویی برای نشان دادن اینکه فرآیند چگونه انجام می‌شود، می‌تواند مفید باشد و از طریق سیستم‌های یادگیری الکترونیکی انتشار یابد.
فرآیند "روش‌های اثبات‌شده" باید تا جایی که امکان دارد، معین باشد، مزایای ایجاد شده آن در معرض دید عموم باشد و بتوان آن را دوباره به کار گرفت. توصیه می‌شود که فرآیندی رسمی برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، انتشار و تکرار "روش‌های اثبات‌شده" تعریف شود. مزایای حاصل از به‌کارگیری این فرآیند می‌تواند برای نشان‌دادن ارزش مدیریت دانش و ابزارهای آن در سازمان استفاده شود.

9 روش برای تکرار "روش‌های اثبات‌شده"

•  ایجاد فرهنگ تسهیم دانش که امکان تکرار "روش‌های اثبات‌شده" را افزایش دهد.
•  اهداف و معیارهایی را تنظیم کنید تا بتوان این فرآیند را سنجید. به عنوان مثال، از طریق تسهیم و به‌کارگیری مجدد "روش‌های اثبات‌شده" بتوان سود را افزایش داد، یا هزینه‌های فروش و پشتیبانی را کاهش داد.
•  پیاده‌سازی استراتژی‌های "روش‌های اثبات‌شده"
انگیزه: برای تسهیم و استفاده مجدد از "روش‌های اثبات‌شده" پاداش‌هایی در نظر بگیرید
تحلیل: انتخاب "روش‌های اثبات‌شده" از بین داستان‌های جمع‌آوری‌شده
انتشار: توزیع و به‌اشتراک گذاری "روش‌های اثبات‌شده" در قالب خبرنامه‌های ماهیانه
تقاضا: امکان جستجو در پایگاه "روش‌های اثبات‌شده" را فراهم کنید.
به‌کارگیری: استفاده مجدد از "روش‌های اثبات‌شده" در فرصت‌های جدید

•  تعیین اهداف برای "روش‌های اثبات‌شده"، به عنوان مثال:
   •  تعداد اعضای انجمن خبرگی که "روش‌های اثبات‌شده" را در قالب بحث و گفتگو به اشتراک می‌گذارند.
   •  جمع‌آوری دانش در قالب "روش‌های اثبات‌شده"
   •  اجرای تغییرات در فرایندهای موجود برای تسهیل تکرار "روش‌های اثبات‌شده"
   •  شناسایی و تعیین "روش‌های اثبات‌شده"
   •  مستند کردن و تکرار "روش‌های اثبات‌شده"

•  بر اساس اهداف تعریف‌شده، ارزیابی عملکرد نیز داشته باشید. به عنوان مثال، تعداد دانلود "روش‌های اثبات‌شده" توسط افراد، یا ارزش ایجاد‌شده ناشی از به‌کارگیری "روش‌های اثبات‌شده" از طریق نظرسنجی از کاربران
•  کسب "روش‌های اثبات‌شده" در قالب عکس، ویدئو، صوت یا داستان‌سرایی در مورد چگونگی به‌کارگیری این روش. با این کار امکان تکرار و استفاده آن را افزایش می‌دهید و این کار بیشتر از زمانی که فقط به صورت متن باشد مورد استقبال کاربران قرار می‌گیرد. در صورتی که شما تیم‌هایی را تعیین کنید تا "روش‌های اثبات‌شده" را در قالب پادکست و صوت منتشر کنند، در این صورت دانش نسبت به زمانی که فقط به صورت متنی باشد و در قالب یک پایگاه دانش نمایش داده شود، اثربخشی بیشتری خواهد داشت. کنفرانس‌هایی را به صورت مرتب برگزار کنید تا افراد بتوانند "روش‌های اثبات‌شده" خود را ارائه کرده و در مورد چگونگی به‌کارگیری مجدد آن توسط سایرین توضیح دهند.
•  اطلاعات جمع آوری شده را مرور کنید تا الگوها، روندها یا تمایلاتی را که می‌تواند مورد استفاده، گسترش یا اصلاح قرار گیرد، شناسایی کنید. پس از تجزیه و تحلیل دانش‌های جمع‌آوری‌شده، باید بتوانید آن را مستند کنید تا به صورت فرآیندهای تکراری قابل اجرا باشد.
•  به منظور افزایش آگاهی و شناخت کارکنان، "روش‌های اثبات‌شده" را از طریق ایمیل برای همگی ارسال کنید.
•   برای "روش‌های اثبات‌شده" پاداش‌هایی در نظر بگیرید. به عنوان مثال، برای افرادی که "روش‌های اثبات‌شده" را ارسال کرده و حداقل پنج بار مورد استفاده مجدد سایر کارکنان قرار گرفته باشند، پاداش مالی در نظر بگیرید.
 

به روز باشید

برگزاری کارگاه آموزش مفاهیم مدیریت دانش ...

ادامه

مدیریت دانش پروژه سه گانه قشم

ادامه

مدیریت دانش، گسستگی در پیوستگی

ادامه

بودجه و زمان در مدیریت دانش

ادامه

مستندسازی و به اشتراک‌گذاری تجارب سازمان ...

ادامه

فرآیند "روش‌اثبات‌شده"(proven practice): ...

ادامه

ایجاد زیرساخت و ارزیابی شرکت پایانه‌های ...

ادامه

فرهنگ یادگیری در سازمان

ادامه

مجله الکترونیکی مدیریت دانش_ شماره 42

ادامه

مزایای قابل سنجش و ارزیابی مدیریت دانش

ادامه

اهمیت ویژه مدیریت دانش و نقش آن در زمان ...

ادامه

مدیریت دانش، معماری خشت اول

ادامه

مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی

نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی می‌باشد؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم.
 

مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمي رازي

مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال 1386 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.

مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران

جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.

مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10

در سال 1391 به همت اداره آموزش شهرداری منطقه 10 تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه 10 راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه 10 راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه 10 تهران اولین شهرداری در سراسر کشور می‌باشد که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.

دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری

آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.

مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس

شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود ...